Een verplichting vanuit de wet, daar horen spijtig genoeg ook boetes bij. En sinds 8 juli 2025 weten we via dit Koninklijk Besluit dat de boetes voor het niet naleven van de Peppol-verplichting kunnen oplopen tot wel €5.000.
Wat is Peppol eigenlijk?
Peppol (Pan-European Public Procurement OnLine) is een Europees netwerk waarmee bedrijven en overheden gestructureerde elektronische facturen kunnen uitwisselen. Denk dus niet aan een PDF in je mailbox, maar aan een machineleesbare factuur in een gestandaardiseerd formaat (Peppol BIS in UBL-structuur).
Tussen een PDF en een e-factuur zitten dus weldegelijk grote verschillen, waarover je meer leest in ons artikel “Wat is het verschil tussen PDF-factuur en een e-factuur?”.
Het grote voordeel? Je boekhoudsoftware leest de factuur meteen in, zonder dat iemand iets manueel moet overtypen. Minder fouten, snellere verwerking, meer automatisatie.
Vanaf wanneer wordt Peppol verplicht?
Vanaf 1 januari 2026 ben je verplicht om al je B2B-facturen elektronisch uit te sturen via Peppol. PDF-facturen zijn dan niet meer wettelijk in orde voor B2B-transacties.
Belangrijk: je moet ook via Peppol e-facturen kunnen ontvangen.
Vergeet niet: ook B2C-bedrijven moeten via Peppol facturen kunnen ontvangen
Veel ondernemers denken: “Ik verkoop toch alleen aan particulieren, dit geldt niet voor mij.” Maar dat klopt niet helemaal.
Zelfs als je geen facturen naar andere bedrijven stuurt, ben je als btw-plichtige onderneming toch verplicht om e-facturen via Peppol te kunnen ontvangen. Want ook jouw leveranciers (denk aan je energieleverancier, telecomprovider of watermaatschappij) factureren jou binnenkort via Peppol.
Je leveranciers mogen jou nog altijd via mail of per post factureren. Maar alleen als dat bijkomend is bovenop een e-factuur verzonden via Peppol, wat vanaf 1 januari 2026 de enige rechtsgeldige factuur voor B2B-transacties is in de ogen van de overheid.
Ben je dus een bakker, bloemist, kapper, zelfstandige in de zorg, …? Dan nog moet jouw bedrijf technisch in staat zijn om Peppol-facturen te ontvangen.
En ja, ook jij riskeert een boete als dat niet lukt.
Wat zijn de gevolgen en boetes als je niet klaar bent voor Peppol?
De boetes voor bedrijven die niet kunnen verzenden of ontvangen via Peppol zijn fors en niet-proportioneel:
- €1500 voor een 1ste overtreding
- €3000 voor een 2de overtreding
- €5000 voor elke overtreding vanaf de 3de
Werd er een overtreding vastgesteld bij jouw bedrijf? Dan krijg je 3 maanden de tijd om alles in orde te brengen vooraleer je een nieuwe sanctie kan krijgen voor het niet naleven van de Peppol-verplichting.
De fiscus kondigt geen waarschuwingen aan, dus preventief in orde zijn is de boodschap.
Je creëert problemen voor jouw leveranciers wanneer je geen e-facturen kunt ontvangen
Om een e-factuur te kunnen versturen moet de ontvanger geregistreerd zijn bij het Peppol-netwerk. Wanneer jouw leverancier je een factuur wil sturen, en jij kan nog geen e-facturen ontvangen via Peppol, krijgt deze een foutmelding. Resultaat: verwacht je aan een telefoontje of e-mail van je leverancier met de vraag of je jouw Peppol-registratie snel kan afronden. Hij kan in dit geval namelijk geen rechtsgeldige factuur sturen.
Bestaande boetes voor fouten op facturen blijven bestaan
Belangrijk om te weten is dat bestaande boetes voor het niet opmaken van facturen, alsook het opmaken van onvolledige facturen, of facturen met fouten, blijven bestaan. De eerder vermelde boetes kunnen dus bovenop een andere sanctie terechtkomen.
Nieuwe richtlijn voor het afronden van de BTW
Wat we verder nog lezen in het Koninklijk Besluit is een nieuwe richtlijn rond het afronden van de BTW. Dit mag vanaf 1 januari 2026 niet meer per lijn, en dient te gebeuren op het totaalbedrag per BTW-tarief.
Blijf je afronden per lijn? Dan kan dit voor centverschillen zorgen op het totaalbedrag. En laat zulke verschillen nu net hetgeen zijn wat foutmeldingen geeft in systemen zoals Peppol. Je factuur klopt immers niet helemaal. En dat kan weer leiden tot discussies bij controle, met boetes als gevolg.
E-facturen verzenden en ontvangen via Peppol is niet moeilijk
De juiste software zorgt ervoor dat jij helemaal niet wakker hoeft te liggen van de Peppol-verplichting en e-facturen. In tegendeel: een goed facturatiepakket gaat je leven zelfs gemakkelijker maken.
Eenmaal alles goed ingesteld is, gebeurt het verzenden en ontvangen van e-facturen volledig automatisch zonder dat jij moet nadenken over xml-structuren of technische standaarden. Je maakt gewoon je factuur zoals je dat altijd deed, en je software regelt de rest.
Inkomende facturatie verloopt dankzij Peppol bovendien via een centraal punt. Waar een factuur via post al eens verloren kan gaan, PDF-facturen via e-mail in spam terecht kunnen komen, of dat je contactpersoon naar wie de facturen stuurt op verlof is en de factuur blijft liggen, weet je van een e-factuur altijd dat die goed terecht komt.
Ook goed om te weten is dat de overheid een verhoogde kostenaftrek van 120% voorziet, voor kosten die je maakt rond Peppol en e-facturatie. Je leest meer over deze fiscale stimulans in “Verhoogde kostenaftrek van 120% voor Peppol/e-facturatie tot 31 december 2027”.
Hoe helpt 4BS jou klaar te maken voor Peppol?
Bij 4BS ben je aan het juiste adres om zonder zorgen de overstap naar e-facturatie te maken. Wij zijn meer dan een softwareleverancier die je gewoon “een tool” aanbiedt: wij zijn jouw IT-partner die meedenkt, configureert, integreert én ondersteunt.
Of je nu werkt met Exact Online, WinBooks, ClearFacts of een ander pakket, wij zorgen ervoor dat jouw tools perfect afgestemd zijn op de nieuwe Peppol-verplichtingen.
Wat doen wij concreet voor jou?
- We maken jouw facturatie- of boekhoudsoftware Peppol-klaar
- We checken of je correct kan verzenden én ontvangen
- We zorgen dat je btw-afronding volgens de regels verloopt
- We koppelen je bestaande software (ERP, CRM, …) aan je facturatie
- We trainen jou en je team zodat je snel vlot aan de slag kan
- We blijven beschikbaar voor support en updates, ook na het live gaan
En het beste van alles? Je hoeft zelf geen technische kennis te hebben. Jij vertelt ons hoe je werkt, wij zorgen dat het klopt, en vooral: dat het werkt.
Geen stress, geen boetes, geen last-minute paniek in december 2025. Alleen een goed draaiende facturatieflow, ondersteund door een team dat je bedrijf écht kent.
Meer weten? Contacteer ons vandaag nog, dan bekijken we samen hoe we jouw bedrijf Peppol-proof maken.
