WinBooks heeft de afgelopen maanden hard gewerkt om zowel WinBooks Classic, WinBooks-on-Web als WinBooks Logistics Peppol-ready te maken. Hoe dit praktisch in z’n werk gaat, leggen we graag even uit.
Wat is Peppol?
Peppol is het digitaal netwerk waarmee bedrijven en overheden veilig e-facturen kunnen uitwisselen. Het netwerk is gebaseerd op een set Europese standaarden en zorgt voor een uniforme manier van factureren binnen de EU. Facturen worden verzonden in het UBL-formaat (Universal Business Language), een gestructureerde en machineleesbare opmaak die automatische verwerking makkelijker maakt.
Het grote voordeel? Facturen worden automatisch afgeleverd bij de juiste ontvanger via een beveiligd netwerk van erkende Peppol Access Points. Hierdoor wordt het risico op fouten of fraude sterk verminderd en kan de verwerkingstijd drastisch worden ingekort. Geen gedoe meer met PDF’s of manuele input: Peppol maakt het mogelijk om 100% digitaal, efficiënt én betrouwbaar te factureren.
Alles wat je moet weten over WinBooks & Peppol voor jouw eigen werking als accountant
Voor fiduciaires voorziet Exact WinBooks variaties op de Send, Receive en Send & Receive formules voor ondernemingen. De versies voor fiduciaires hebben hogere limieten dan de versies voor andere ondernemingen.
Nieuwe abonnementsformules: Send & Receive
WinBooks komt met drie duidelijke formules voor e-facturatie: Invoicing Send, Invoicing Receive & Invoicing Send & Receive.
In dit artikel focussen we op de formules voor fiduciaires. Wil je meer informatie over de formules voor andere soorten ondernemingen? Lees dan ons artikel “Maak jouw WinBooks omgeving klaar voor Peppol: alles wat je moet weten om aan de e-facturatie verplichting te voldoen”
Meer info over hoe je jouw klanten helpt Peppol-conform te worden? Met als bonus hoe je de communicatie tussen je klant en jezelf stroomlijnt? Die lees je in Hey accountant, zo bereid je jouw klanten voor op Peppol & e-facturatie (WinBooks Connect & Exact Online Factuur)
Om de exacte prijs die bij jouw type WinBooks licentie past kan je ons contacteren via onderstaand contactformulier, of telefonisch via +32 3 491 17 00
E-facturen ontvangen binnen WinBooks Classic & WinBooks on Web
E-facturen ontvangen via Peppol: dat kan binnenkort met WinBooks Classic en WinBooks on Web. WinBooks heeft ervoor gekozen om het ontvangen van e-facturen in te bouwen in de bestaande Virtual Invoice module.
Dat is goed nieuws voor iedereen die Virtual Invoice al gebruikt! Van zodra WinBooks de Peppol-functionaliteit lanceert, hoef je WinBooks enkel nog te registeren als Access Point voor het Peppol-netwerk. Vanaf dan komen alle e-facturen van je leveranciers automatisch in WinBooks terecht.
De voordelen van Virtual Invoice
WinBooks Virtual Invoice maakt het makkelijk om je documenten te koppelen aan de juiste boekingen in WinBooks. Dat gaat niet alleen over verkoopfacturen, maar ook over aankoopfacturen, leveringsbonnen, contracten en andere relevante documenten. Alles komt terecht in één duidelijk en digitaal archief dat volledig geïntegreerd is met je boekhouding.
Onze consultant Stan toont je in onderstaande video hoe Virtual invoice precies werkt.
Één van de grote troeven van Virtual Invoice is de automatische verwerking van facturen. Het systeem doet meer dan gewoon digitaliseren: met behulp van slimme OCR-technologie (Optical Character Recognition) worden gegevens zoals bedragen, leveranciers en datums automatisch uitgelezen en correct geboekt. Zo win je tijd en vermijd je fouten die anders makkelijk kunnen gebeuren bij manuele invoer.
E-facturen ontvangen met Virtual Invoice
Gebruik je Virtual Invoice nog niet? Dan bestaat er de formule E-invoicing Fiduciaire Receive, wat gebruikt maakt van Virtual Invoice Fiduciaire.
Deze versie van Virtual Invoice werkt via een fair use policy waarmee je tot wel 5000 (e-)facturen per maand importeert in jouw boekhouding. Hou er rekening mee dat deze import op zichzelf geen geautomatiseerde boekingsvoorstellen doet.
Om automatisch boekingsvoorstellen te genereren dien je Cartridges aan te kopen. Binnen zo’n Cartridge is 1 ‘credit’ goed voor 1 gescande pagina. De Cartridges zijn degressief geprijsd, met andere woorden: hoe meer e-facturen je automatisch boekt, (en reguliere facturen die je scant & herkent), des te minder je betaalt per scan.
E-facturen verzenden met WinBooks Classic & WinBooks-on-Web
Voor het verzenden van e-facturen breidt WinBooks de bestaande facturatiemodule, die je optioneel aan je WinBooks omgeving kan toevoegen uit. Deze facturatiemodule is nu al beschikbaar in zowel WinBooks Classic als WinBooks on Web. Je blijft na het activeren van de facturatiemodule dus gewoon in je bestaande winBooks omgeving verder werken, met een extra functionaliteit erbij.
De facturatiemodule laat toe om facturen op te maken en via Peppol te verzenden. Een groot voordeel van deze module: alle facturen die je verzendt worden ook onmiddellijk ingeboekt.
Offertes opmaken is niet mogelijk via deze module.
Voor fiduciaires staat er geen limiet op het aantal facturen dat je kan verzenden via de facturatietool.
Gecombineerde licentie WinBooks E-invoicing Send & Receive aan voordeeltarief
De modules om e-facturen te verzenden en ontvangen binnen WinBooks Classic & WinBooks on Web kan je apart aanschaffen.
Wil je zowel Send als Receive gebruiken (maw: Peppol documenten zowel verzenden als ontvangen in WinBooks)? Dan is er voor accounts een gecombineerde licentie voorzien aan een voordeliger tarief.
Deze gecombineerde licentie behoudt de fair use policy voor het ontvangen (5000 documenten per maand), en laat eveneens toe om onbeperkt facturen te verzenden.
Belangrijk om te onthouden: Van zodra je deze modules in gebruik neemt, dien je WinBooks nog wel te registeren als Access Point voor Peppol. Indien je hier vragen over hebt, of je dit door 4BS wilt laten opzetten, neem dan gerust contact op met onze support: https://4bs.com/nl/support/
Ben je nog geen klant bij 4BS? En wil je graag overstappen naar WinBooks? Neem ook dan zeker contact met ons op: https://4bs.com/nl/contact/
Alles wat moet je weten over WinBooks & Peppol voor jouw accountancy klanten
Als accountant krijg je ongetwijfeld een stortvloed aan vragen over Peppol over je heen. Ook hier kunnen we mee helpen met praktische oplossingen die je aan jouw klanten aan kan bieden.
Zo kan je hier meer lezen over Exact Online Factuur & WinBooks Connect. Waarmee jouw klanten Peppol-proof facturen versturen alsook ontvangen. En jij ontvangt op jouw beurt deze documenten automatisch in je boekhoudpakket dankzij WinBooks Connect.
