WinBooks heeft de afgelopen maanden hard gewerkt om zowel WinBooks Classic, WinBooks-on-Web als WinBooks Logistics Peppol-ready te maken. Hoe dit praktisch in z’n werk gaat, leggen we graag even uit.
Wat is Peppol?
Peppol is het digitaal netwerk waarmee bedrijven en overheden veilig e-facturen kunnen uitwisselen. Het netwerk is gebaseerd op een set Europese standaarden en zorgt voor een uniforme manier van factureren binnen de EU. Facturen worden verzonden in het UBL-formaat (Universal Business Language), een gestructureerde en machineleesbare opmaak die automatische verwerking makkelijker maakt.
Het grote voordeel? Facturen worden automatisch afgeleverd bij de juiste ontvanger via een beveiligd netwerk van erkende Peppol Access Points. Hierdoor wordt het risico op fouten of fraude sterk verminderd en kan de verwerkingstijd drastisch worden ingekort. Geen gedoe meer met PDF’s of manuele input: Peppol maakt het mogelijk om 100% digitaal, efficiënt én betrouwbaar te factureren.
Nieuwe abonnementsformules: Send & Receive
WinBooks komt met drie duidelijke formules voor e-facturatie: Invoicing Send, Invoicing Receive & Invoicing Send & Receive.
In dit artikel focussen we op bedrijven die een eigen WinBooks Classic of WinBooks on Web omgeving hebben. Fiduciaires lezen hier alles over WinBooks E-invoicing Send & Receive voor boekhoudkantoren.
Om de exacte prijs die bij jouw type WinBooks licentie past kan je ons contacteren via onderstaand contactformulier, of telefonisch via +32 3 491 17 00
E-facturen ontvangen binnen WinBooks Classic & WinBooks on Web
E-facturen ontvangen via Peppol: dat kan binnenkort met WinBooks Classic en WinBooks on Web. WinBooks heeft ervoor gekozen om het ontvangen van e-facturen in te bouwen in de bestaande Virtual Invoice module.
Dat is goed nieuws voor iedereen die Virtual Invoice al gebruikt! Van zodra WinBooks de Peppol-functionaliteit lanceert, hoef je WinBooks enkel nog te registeren als Access Point voor het Peppol-netwerk. Vanaf dan komen alle e-facturen van je leveranciers automatisch in WinBooks terecht.
De voordelen van Virtual Invoice
WinBooks Virtual Invoice maakt het makkelijk om je documenten te koppelen aan de juiste boekingen in WinBooks. Dat gaat niet alleen over verkoopfacturen, maar ook over aankoopfacturen, leveringsbonnen, contracten en andere relevante documenten. Alles komt terecht in één duidelijk en digitaal archief dat volledig geïntegreerd is met je boekhouding.
Onze consultant Stan toont je in onderstaande video hoe Virtual invoice precies werkt.
Één van de grote troeven van Virtual Invoice is de automatische verwerking van facturen. Het systeem doet meer dan gewoon digitaliseren: met behulp van slimme OCR-technologie (Optical Character Recognition) worden gegevens zoals bedragen, leveranciers en datums automatisch uitgelezen en correct geboekt. Zo win je tijd en vermijd je fouten die anders makkelijk kunnen gebeuren bij manuele invoer.
E-facturen ontvangen met Virtual Invoice
Gebruik je Virtual Invoice nog niet? Dan bestaan er 2 formules waarmee je van start kan gaan. Afhankelijk van jouw WinBooks licentie val je binnen de formule ‘Business’ of ‘Enterprise’.
E-invoicing Business Receive maakt gebruik van de Virtual Invoice Light module. Deze laat toe om e-invoices te importeren, zonder automatisch boekingsvoorstellen te genereren. Wil je wel dat WinBooks automatische boekingsvoorstellen maakt, en zo velden automatisch invult op basis van informatie op je ontvangen facturen? Dan dien je te upgraden naar het Enterprise abonnement dat Virtual Invoice Full gebruikt. Binnen de Business formule is er een Fair Use Policy voorzien van 250 documenten per maand.
Enterprise gebruikt de Virtual Invoice Full module. De Fair Use Policy ligt hier aanzienlijk hoger, met 1000 documenten per maand. Daarnaast heb je de mogelijkheid om Cartridges aan te kopen voor het automatisch genereren van boekingsvoorstellen. Binnen zo’n Cartridge is 1 ‘credit’ goed voor 1 gescande pagina. De Cartridges zijn degressief geprijsd, met andere woorden: hoe meer je scant & herkent, des te minder je betaalt per scan.
E-facturen verzenden met WinBooks Classic & WinBooks-on-Web
Voor het verzenden van e-facturen breidt WinBooks de bestaande facturatiemodule, die je optioneel aan je WinBooks omgeving kan toevoegen uit. Deze facturatiemodule is nu al beschikbaar in zowel WinBooks Classic als WinBooks on Web. Je blijft na het activeren van de facturatiemodule dus gewoon in je bestaande winBooks omgeving verder werken, met een extra functionaliteit erbij.
De facturatiemodule laat toe om facturen op te maken en via Peppol te verzenden. Een groot voordeel van deze module: alle facturen die je verzendt worden ook onmiddellijk ingeboekt.
Offertes opmaken is niet mogelijk via deze module.
Om meer te weten te komen over het installatieproces, activatie van je Peppol Acces Point, en de fair use policy van deze facturatietool mag je ons altijd contacteren.
Gecombineerde licentie WinBooks E-invoicing Send & Receive aan voordeeltarief
De modules om e-facturen te verzenden en ontvangen binnen WinBooks Classic & WinBooks on Web kan je apart aanschaffen.
Wil je zowel Send als Receive gebruiken (maw: Peppol documenten zowel verzenden als ontvangen in WinBooks)? Dan is er voor jou een gecombineerde licentie voorzien aan een voordeliger tarief.
Deze gecombineerde licentie behoudt de fair use policies van de aparte licenties.
Belangrijk om te onthouden: Van zodra je deze modules in gebruik neemt, dien je WinBooks nog wel te registeren als Access Point voor Peppol. Indien je hier vragen over hebt, of je dit door 4BS wilt laten opzetten, neem dan gerust contact op met onze support: https://4bs.com/nl/support/
Ben je nog geen klant bij 4BS? En wil je graag overstappen naar WinBooks? Neem ook dan zeker contact met ons op: https://4bs.com/nl/contact/
Wat met e-facturatie & Peppol in WinBooks Logistics?
Gebruik je WinBooks Logistics? Goed nieuws: dit pakket is vandaag al Peppol-proof wat het verzenden van e-facturen betreft, als je over de facturatie module beschikt natuurlijk. Daarbovenop dien je Logistics als Access Point voor het Peppol-netwerk te hebben geregistreerd. Ben je hier niet zeker van, heb je vragen of wil je dat wij Logistics als Access Point voor je opzetten? Neem dan contact op met onze support: https://4bs.com/nl/support/
Aangezien WinBooks Logistics sterk ERP-georiënteerd is en vooral gericht is op het verzenden van documenten, raden we klanten aan om WinBooks Classic te gebruiken in combinatie met de Virtual Invoice module voor het ontvangen en verwerken van e-facturen.
Heb je vragen over de mogelijkheden of wil je weten welk abonnement het beste past bij jouw bedrijf? Neem gerust contact met ons op. We helpen met plezier zowel onze bestaande klanten, als bedrijven die nog niet met WinBooks werken, om zich voor te bereiden op de aankomende e-facturatie verplichting.
