Een collega typt facturen over van PDF naar de boekhoudsoftware. Een ander zit uren het kasboek handmatig af te stemmen. Iemand anders voert transacties in die eigenlijk automatisch zouden moeten gebeuren. En je stelt nog maandelijks handmatig goedkeuringsmails samen.
Dit is een opeenstapeling van uren per week die verloren gaan aan werk, die software makkelijk automatisch kan afhandelen.
Met Exact Online Boekhouden Premium kan je dit repetitieve werk automatiseren.
De waarde van automatisering voor accountants
Automatisering in de boekhouding gaat niet alleen over tijd besparen (hoewel dat natuurlijk ook). Het gaat ook over:
Kwalitatief werk
Machines maken geen typfouten. Als je via automatisering een factuur verwerkt, is de kans op fouten veel kleiner dan wanneer je dit handmatig doet.
Schaalbaarheid
Als je nu al druk bent met handmatig werk en je klantenbestand groeit, kan je niet zomaar meer mensen aannemen. Via automatisering kan je meer volume aan zonder proportioneel meer mensen nodig hebben.
Compliance
Met geautomatiseerde processen heb je een audit trail. Je kan exact zien wie wat wanneer heeft gedaan. Dit helpt bij controles en audits.
Werkplezier
Je collega’s kunnen zich bezighouden met werk dat waarde toevoegt – denk aan analyseren, adviseren, probleemoplossen – in plaats van repetitief data-entry.
Welke processen kan je automatiseren?
1. Automatische verwerking van inkomende facturen
Dit is waarschijnlijk de grootste time-saver. In plaats van facturen handmatig over te typen, kan je deze digitaal aanleveren via de Peppol-standaard. Of rechtstreeks in het systeem als PDF die dan uitgelezen wordt.
Exact Online Boekhouden Premium gebruikt vervolgens machine learning om:
- De leveranciersnaam te herkennen
- Het factuurbedrag in te lezen
- De BTW-informatie te extraheren
- De transactie automatisch aan de juiste kostenrekening toe te wijzen
Je goedkeurders hoeven alleen nog maar de inkomende facturen visueel te controleren, niet meer alles handmatig in te voeren.
De tijdsbesparing? Gemakkelijk 10-15 minuten per factuur. Ontvang je veel facturen? Dan kijken we al snel naar 20 tot 40 uur per maand uitgespaard.
2. Automatische bankafstemmingen
In veel bedrijven zit iemand maandelijks met het kasboek en de bankafschriften facturen af te stemmen. Dit is een van de meest vervelende taken in de boekhouding.
Met Exact Online Boekhouden Premium:
- Je bank-feeds worden automatisch ingevoerd
- Het systeem matcht inkomende bankbetalingen automatisch met je boekhoudtransacties
- De machine learning-engine herkent patroonenen matcht betere
Waar dit vroeger uren per maand was, is dit nu een klus van 15 minuten.
3. Geautomatiseerde periode- en jaarafsluiting
De periode- en jaarafsluiting is een gecompliceert proces waar veel handmatig werk plaatsvindt:
- Controleren of tussenrekeningen kloppen
- Afschrijvingsboekingen invoeren
- Voorraden aanpassen
- Winstneming inboeken
- BTW-aangiftes controleren
Met de “Smart Closing” feature in Exact Online Boekhouden Premium:
- Singaleert het systeem automatisch anomalieën (tussenrekeningen die een saldo hebben wanneer ze nul moeten zijn, openstaande posten op verkooprekeningen, etc.)
- Kunnen afschrijvingsboekingen op basis van templates automatisch gegenereerd worden
- Krijgt de jaarafsluiting een checklist met alle stappen die je moet doorlopen
4. Terugkerende transacties
Elk bedrijf heeft een reeks terugkerende transacties die elke maand, kwartaal of jaar naar voren komen. Denk aan je kantoorhuur, salarissen, verzekeringen, abonnementen, leasings.
Met Exact Online Boekhouden Premium kan je dit als “boeking template” instellen. Elk maand worden deze automatisch gegenereerd, je hoeft alleen maar goed te keuren.
5. Goedkeuringsworkflows
In grotere organisaties moeten alle transacties, of op z’n minst transacties vanaf een bepaald bedrag goedgekeurd worden door één of meerdere goedkeurders. De vraag is dan wie keurt welke facturen goed? Vanaf welke bedragen?
Met Exact Online Boekhouden Premium kan je automatische workflows instellen:
- “Alle facturen boven €500 gaan naar de CFO”
- “Alle personeelskosten gaan naar HR”
- “Alle reiskosten gaan naar de kostenplaatsverantwoordelijke”
Al deze goedkeuring-verzoeken stuurt de software automatisch naar de juiste personen. Geen handmatige mails meer, geen verloren verzoeken meer.
6. Automatische klant- en leverancierscommunicatie
Met Exact Online Boekhouden Premium automatiseer je heel wat communicatiemomenten:
- Automatische herinnering voor openstaande vorderingen: Je kan regels instellen die automatisch betaalherinneringen versturen als facturen onbetaald blijven na X dagen
- Automatische goedkeuringsmails: In plaats van handmatig mails schrijven, stuurt het systeem automatische verzoeken naar klanten voor offertes of goedkeuringen
- Automatische saldo-informatie: Klanten kunnen automatisch hun saldo-informatie ontvangen
7. Automatische consolidatie en rapportage
Bij bedrijven met meerdere administraties kan je consolidatie en rapportage automatiseren. In plaats van alles handmatig samen te voegen, doet het systeem dit automatisch.
Meer over de multi-company features van Exact Online Boekhouden Premium lees je in deze blog: Boekhoudsoftware met multi-company ondersteuning: Exact Online Boekhouden Premium
On-demand Webinar: Exact Online Boekhouden Premium
Is je nieuwsgierigheid aangewakkerd?
Bekijk dan zeker onze on-demand webinar over Exact Online Boekhouden Premium.
