Plotseling heb je niet meer één boekhoudadministratie, maar drie, vier, soms tien. En dan begint het ingewikkeld te worden. Hoe zet je de consolidatie op? Hoe zorg je ervoor dat stamgegevens consistent zijn? Hoe sluit je makkelijk inter-company facturen af? En hoe krijg je geconsolideerde rapportages?
Dit zijn de vragen die je stelt als je werkt met multi-company structuren. En dit is precies waar Exact Online Boekhouden Premium zich onderscheidt.
De realiteit van multi-company boekhouding
Laten we eerlijk zijn: multi-company boekhouding is lastig. Als je met een standaard boekhoudprogramma werkt, moet je:
- Elke administratie apart beheren
- Manueel inter-company transacties invoeren
- Stamgegevens (klanten, leveranciers, grootboekrekeningen) in elke administratie apart onderhouden
- Alles handmatig consolideren voor totaalbedrijfrapportages
- Bij wijzigingen alles in meerdere systemen aanpassen (en de kans op inconsistenties is groot)
Dit kost niet alleen veel tijd. Door de vele tussenstappen en manuele invoer is het ook foutgevoelig en schaalt het niet als je groeit.
Hoe Exact Online Boekhouden Premium multi-company administratie stroomlijnt
Met Exact Online Boekhouden Premium krijg je specifieke functionaliteiten voor bedrijven met meerdere administraties. Laten we de belangrijkste eens doorlopen.
1. Centraal beheer van stamgegevens
In plaats van stamgegevens in elke administratie apart in te voeren, kan je deze centraal beheren. Dit geldt voor:
- Klanten en leveranciers
- Grootboekrekeningen
- Kostenplaatsen
- BTW-codes
Dit bespaart tijd, en zorgt ook voor consistentie. Als je een klant wijzigt, gaat die wijziging automatisch door in alle administraties. Geen risico op inconsistenties meer.
2. Inter-company transacties verwerken
Bij multi-company structuren moet je inter-company verkoopfacturen verwerken. Bedrijf A verkoopt aan Bedrijf B, dus Bedrijf A boekt inkomsten en Bedrijf B boekt uitgaven.
In Exact Online Boekhouden Premium kan je dit moeiteloos doen. Wanneer je een intercompany-factuur invoert, boekt het systeem deze automatisch in beide administraties – met de juiste tegenboekingen.
Dit voorkomt manuele fouten en bespaart je uren werk bij maandafsluitingen.
3. HQ-functionaliteiten voor consolidatie
Voor bedrijven met moeder- en dochterbedrijven heeft Exact Online Boekhouden Premium HQ-functionaliteiten. Dit stelt je in staat:
- Gegevens van alle dochterondernemingen in te zien vanuit het moederbedrijf
- Geconsolideerde rapportages op te stellen (dus niet de som van alle bedrijven, maar gecorrigeerd voor intercompany-transacties)
- Internationale bedrijven te beheren (multi-currency ondersteuning)
4. Rekening-courant verwerking
Bij bedrijven met meerdere rechtspersonen is het gebruikelijk dat geld beweegt tussen bedrijven. Het ene bedrijf betaalt bijvoorbeeld eerst de factuur, en later wordt dit verrekend.
Met de rekening-courant functionaliteit in Exact Online Boekhouden Premium kan je deze vorderingen en schulden makkelijk traceren en afrekenen.
Een concreet voorbeeld
Laten we zeggen dat je een holdingbedrijf hebt met twee operationele dochters: een retailbedrijf en een dienstenbedrijf.
De situatie:
- Elk bedrijf heeft zijn eigen administratie
- Ze hebben dezelfde klanten (dus dezelfde klantgegevens moeten consistent zijn)
- De retailbedrijf verkoopt producten aan de dienstenbedrijf die deze doorverkoopt aan klanten
- Aan het jaar einde wil je geconsolideerde rapportages
Je workflow zonder Exact Online Boekhouden Premium:
Je voert klanten drie keer in (één keer in het holdingbedrijf, één keer in de retail en één keer in de diensten)
- Bij elke klantwijziging moet je op drie plaatsen aanpassingen maken
- Je voert intercompany-facturen handmatig in beide administraties in
- Je telt alle bedrijven op voor geconsolideerde rapportages, maar moet dan handmatig de intercompany-transacties eruit halen
Dit kost gemiddeld 4-6 uur extra per maand voor accountants.
Je workflow met Exact Online Boekhouden Premium:
- Je voert klantgegevens eenmalig centraal in
- Wijzigingen aan klantgegevens gaan automatisch door in alle administraties
- Intercompany-facturen worden automatisch in beide administraties geboekt
- Geconsolideerde rapportages zijn met één klik klaar (automatisch gecorrigeerd voor intercompany-transacties)
Dit bespaart al snel 4-6 uur per maand. Oftewel 1,5 weken aan manueel administratief werk uitgespaard op jaarbasis.
Voor wie is Multi-company ondersteuning in Exact Online Boekhouden Premium interessant?
- Groeiende bedrijven die van één naar meerdere rechtspersonen zijn gegaan en nu vastlopen met hun huidige software.
- Bedrijven met franchise-structuren die meerdere filialen als aparte rechtspersonen runnen.
- Holding-structuren waar een moederbedrijf meerdere dochterondernemingen beheert.
- Internationale bedrijven met activiteiten in meerdere landen (en dus meerdere administraties).
- Private Equity-portefeuilles met meerdere portfolio-bedrijven.
Multi-company boekhouding hoeft niet ingewikkeld te zijn. Met Exact Online Boekhouden Premium krijg je de tools in handen om complexe structuren efficiënt te beheren.
Is je nieuwsgierigheid aangewakkerd?
Bekijk dan zeker onze on-demand webinar over Exact Online Boekhouden Premium.
