Wat is e-invoicing?
Elektronische facturering, e-facturering of e-invoicing is het digitaliseren & automatiseren van je factureringsproces. Facturen verwerken is een tijdrovende opdracht voor zowel klanten als leveranciers. In Europa hebben digitale facturen sinds 2010 juridisch dezelfde waarde als papieren facturen, in België was dat vanaf 2013. Sinds 2017 is er bovendien een Europese norm, PEPPOL, voor het versturen, betalen en verwerken van elektronische facturen in Europa.
E-facturatie is een grootschalig project van de EU. Elke lidstaat bepaalt zelf hoe ver het gaat en wanneer het een wettelijke verplichting wordt. In sommige landen is e-invoicing al langer verplicht. Zo is e-invoicing voor B2B facturatie in Roemenië reeds verplicht sinds 2021.
Maar laat het woord “verplicht” je niet meteen ontmoedigen. E-invoicing heeft ook voor KMO’s voordelen, die somden we voor je op in onze recente blog over de voordelen van e-invoicing.
E-invoicing kort samengevat:
-
Sneller en efficiënter
-
Minder administratieve rompslomp
-
Betrouwbaarder
-
Veilig
-
Een duurzame oplossing
-
Kostendrukkend
-
…
In 2024 zullen Belgische bedrijven verplicht moeten overstappen op e-facturatie. Op dit moment is alleen een beleidsnota opgesteld waaruit blijkt dat het kabinet grootse plannen heeft op het gebied van digitalisering. Dit roept natuurlijk heel wat vragen op. Als bedrijf hangt de impact van e-facturering op je bedrijf af van met wie je zaken doet.
Business to consumer (B2C)
E-facturatie is bedoeld om een einde te maken aan de circulatie van zwart geld. De B2C-sector heeft vaak de slechte reputatie dat er soms geld onder tafel wordt geschoven. Daarnaast hoeven bedrijven of zelfstandigen die diensten of producten leveren aan particulieren niet altijd een factuur op te stellen.
Op dit moment mag een B2C-factuur gewoon een PDF zijn die je naar de klant mailt, je kan de factuur afdrukken en op de post doen, of het kan gewoon een ontvangstbewijs zijn. Maar wat na 2024? Zal je als particuliere consument een elektronische factuur krijgen voor iedere aankoop? Hoe zit het met een pintje van 2 euro? Krijgen we dan deze facturen per email of worden ze gelinkt aan onze elektronische identiteitskaart. Alle facturen naar Myminfin?
Voorlopig lijkt het erop dat e-facturatie niet verplicht wordt voor verkopen aan particulieren.
Business to business (B2B)
Alle transacties die tussen bedrijven plaatsvinden, moeten nu ook al goed worden geregistreerd. De overheid brengt BTW in rekening en dit moet je op de factuur vermelden. Momenteel kan je gewoon een PDF sturen van de factuur of verzenden via de post. Na 2024 mag je er vanuit gaan dat dit volledige elektronisch moet. Belangrijk om te weten: een PDF per mail versturen voldoet vanaf dan dus niet. Ook hier blijft de vraag of de regels van e-facturering zullen gelden voor iedere sector en iedere zelfstandige identiteit.
Business to government (B2G)
Daarnaast heb je ook nog business to government (B2G), government to business (G2B) en government to government (G2G). Elk bedrijf dat aan de overheid factureert, moet dat vandaag de dag al via e-invoicing doen. Veel zal hier wellicht niet veranderen. Als onderneming betaal je geregeld belastingen en BTW aan de overheid. Deze afrekeningen ontvang je via post en/of je boekhouder. Hier is het nog onduidelijk of overheden dit soort “schulden” als een gewone factuur aanzien. Tenslotte verlopen alle facturen tussen overheidsinstellingen in Vlaanderen alvast digitaal.
Wat weten we dan wel?
-
Wat voldoet er als “e-invoice”?
We verwarren vaak een ‘digitale’ factuur met een e-factuur of e-invoice. Een digitale factuur kan bijvoorbeeld een factuur in PDF-vorm zijn. Alhoewel dit een digitale factuur is, geldt het niet als elektronische factuur. Ook facturen opstellen in programma’s zoals Word en Excel voldoet niet aan de regels voor elektronische facturen. Om te voldoen aan e-invoicing moet je een vastgelegde structuur en de Universal Business Language (UBL) respecteren. Door die standaard kunnen boekhoudprogramma’s de e-facturen snel en foutloos lezen.
-
Hoe stel je een e-invoice op?
Om elektronische facturen te maken, heb je een programma nodig dat je facturen automatisch omzet in rechtsgeldige digitale facturen. Hiervoor bestaan allerhande boekhoudprogramma & facturatiesoftware, zoals bijvoorbeeld Exact Online, WinBooks & Logistics en Teamleader.
Hoe zit het met jouw (e-)facturen?
Wil jij met zekerheid weten of je al voldoet aan de aankomende wet op e-invoicing? Contacteer ons en één van onze experten bekijkt samen met jou of je onderneming helemaal mee is met e-facturatie.
