Wat is het verschil tussen e-invoicing en digitale facturen? En is een PDF-factuur e-invoicing?

3 maart 2023 | Digitaal Boekhouden, Facturatie & E-invoicing, Tips

De misvatting heerst nog altijd dat PDF-facturen en e-facturen hetzelfde zijn, toch is niets minder waar. Een PDF is inderdaad een 'digitale' factuur, maar is geen elektronische factuur. 

Facturen verwerken is een tijdrovende opdracht voor zowel klanten als leveranciers. Van zodra je een factuur op PDF ontvangt moet je deze nog manueel administratief gaan afhandelen. Daar zit het grote verschil met een echte e-factuur. Elektronische facturering, e-facturering of e-invoicing digitaliseert én automatiseert je factureringsproces.

Een digitale factuur is elke factuur die je digitaal kunt inzien en verwerken. Dit kan bijvoorbeeld zijn: een pdf (wel of niet gescand), Word-document of zelfs een foto van een papieren factuur. Hetgeen Een digitale factuur definieert is dat ze ongestructureerde data bevat. Zonder extra input, of scanning via bijvoorbeeld AI, kan software de factuur niet inlezen.

Een e-factuur bestaat uit gestructureerde data. De gegevens staan dus altijd op een vaste plek. Je zag ongetwijfeld in je mailbox al eens een .xml bestand dat gebruik maakte van UBL (Universal Business Language). UBL is gestructureerde data die alle gegevens van een factuur bevat, en zo factuurverwerking van a tot z digitaliseert. Dankzij die vaste structuur kan een e-invoice eenvoudig en snel ingelezen en verwerkt worden zonder bijkomende hulp van mensen.

Dit nemen we over vanuit een andere blog (tabel op de website heeft kleine update gehad)

Hoe maak ik dan een Ă©chte e-factuur op?

Om elektronische facturen te maken, heb je een facturatieprogramma nodig dat je facturen automatisch omzet in rechtsgeldige digitale facturen. Hiervoor bestaan allerhande boekhoudprogramma’s en facturatie software, zoals Exact Online, WinBooks & Logistics en Teamleader.

Hoe zit het met jouw (e-)facturen?

Wil je met zekerheid weten of je al voldoet aan de aankomende wet op e-invoicing? Contacteer ons en Ă©Ă©n van onze experten bekijkt samen met jou of je onderneming helemaal mee is met e-facturatie.

Trek in meer leesvoer?

Schulden invorderen bij consumenten moeilijker vanaf 1 september 2023 – Pas je algemene voorwaarden aan!

Schulden invorderen bij consumenten moeilijker vanaf 1 september 2023 – Pas je algemene voorwaarden aan!

Moeten kmo’s echt wakker liggen van hackers & cybersecurity?

Moeten kmo’s echt wakker liggen van hackers & cybersecurity?

Hoe je Outlook mailbox beter beveiligen

Hoe je Outlook mailbox beter beveiligen

Wachtwoordmanager gebruiken? 5 praktische tips om het meeste uit jouw password manager te halen

Wachtwoordmanager gebruiken? 5 praktische tips om het meeste uit jouw password manager te halen

Dit vind je misschien ook interessant