Schulden invorderen bij consumenten moeilijker vanaf 1 september 2023 – Pas je algemene voorwaarden aan!

Eerste Herinnering – Altijd Gratis

Vanaf 1 september 2023 moet de eerste aanmaningsherinnering naar particulieren toe altijd gratis zijn. Dit betekent dat je bij een eerste herinnering geen nalatigheidsintresten of schadevergoeding mag aanrekenen.

De directe kosten voor het versturen van een rappel: die moet je als onderneming zelf dragen. Extra kosten & schadevergoedingen mogen namelijk pas na 14 dagen na deze eerste herinnering in rekening worden gebracht. Interesten beginnen ook pas te lopen na die termijn van 14 dagen (Hier is een uitzondering voorzien voor kleine ondernemingen).

Verstuur je de eerste herinnering op papier? Dan begint die termijn van 14 dagen pas te lopen vanaf de 3e werkdag nadat je de herinnering hebt verstuurd. Zorg dus voor een goede historiek wanneer je herinneringen verstuurt.

Verstuur je de eerste herinnering per mail? Zorg dan voor bewijs dat je particuliere klant zelf het ontvangende e-mailadres heeft doorgegeven als geldig e-mailadres.

Eerste herinnering bij doorlopende diensten & abonnementen

Heb je met een consument een overeenkomst voor een doorlopende dienst? Dan ben je verplicht bij wanbetaling op drie verschillende vervaldagen eerst een gratis herinnering te sturen, en dat tot 3 keer per jaar.

Pas voor een 4e wanbetaling in datzelfde jaar mag je de kost voor het verzenden van de herinnering en maximaal €7,50 schadevergoeding aanrekenen voor de eerste herinnering.

Welke informatie moet de 1ste gratis herinnering op z’n minst bevatten?

De eerste herinnering moet enkele verplichte zaken bevatten:

• Het openstaande saldo,
• Het bedrag van het schadebeding dat je eist bij niet-betaling,
• De naam en het ondernemingsnummer van jouw onderneming of de onderneming die schuldeiser is,
• Een beschrijving van het product of de dienst waardoor de schuld is ontstaan,
• De datum waarop die schuld opeisbaar weird,
• De termijn waarbinnen de schuld moet betaald worden, vooraleer je kosten, interesten of andere vergoeding in rekening brengt (Minstens 14 dagen zoals je hierboven kan lezen).

Tweede Herinnering – Maximaal €7,50 schadevergoeding

Als een klant niet betaalt na de eerste aanmaning, mag je bij een 2de herinnering maximaal €7,50 kosten in rekening brengen. Dit is anders dan in een B2B-relatie, waar je momenteel tot 10% van het factuurbedrag kan aanrekenen.

Interessant om te weten is dat je bovenop de €7,50 schadevergoeding ook nog je portkosten voor de (aangetekende) brief mag optellen.

Er heerst wel nog wat onzekerheid rond die €7,50. Zo is nog niet duidelijk of die exclusief of inclusief BTW is. En of dat bedrag jaarlijks indexeerbaar is.

Kosten en Interesten

Kosten en interesten, die mag je enkel in rekening brengen als ze contractueel zijn bepaald. Let op: hier zijn echter limieten aan gebonden. Enkele voorbeelden:

• Vermeld je interesten in je algemene voorwaarden? Dan mogen die niet hoger zijn dan de interest die in B2B geldt (10,5% op het moment van schrijven)
• Interesten gaan pas in na het versturen van de gratis herinnering, en na het aflopen van de termijn van 14 dagen
  • Kleine ondernemingen mogen de interest berekenen vanaf de dag waarop ze de eerste gratis herinnering sturen.
    Het invorderen mogen ze wel pas bij het verstrijken van de herinneringstermijn van 14 dagen.
  • Een ‘kleine onderneming’ is in dit geval een onderneming met een
    • jaargemiddelde van 50 of minder werknemers;
    • jaaromzet, exclusief BTW van maximaal €9.000.000;
    • balanstotaal van maximaal €4.500.000;
• Voorzie je een schadebeding? Dan mag:
  • het pas gevraagd worden na de herinneringstermijn van 14 kalenderdagen na de 1ste gratis herinnering;
  • niet hoger zijn dan;
    • 20 euro als het verschuldigde bedrag lager dan of gelijk is aan 150 euro;
    • 30 euro vermeerderd met 10 % van het verschuldigde bedrag op de schijf tussen 150,01 en 500 euro als het verschuldigde saldo tussen 150,01 en 500 euro is;
    • 65 euro vermeerderd met 5 % van het verschuldigde bedrag op de schijf boven 500,01 euro met een maximum van 2.000 euro als het verschuldigde saldo hoger dan 500 euro is;

Strengere Regels voor Incassokantoren

Schakel je een incassobureau of andere externe partij in om een openstaande schuld voor jou te innen? Weet dan dat ook voor hen de regels verstrengen. Dit bespreek je best met jouw incassobureau.

Vanaf wanneer gaan de nieuwe regels rond betalingsachterstand bij consumenten in?

In principe treedt deze nieuwe wet in werking op 1 september 2023. Om ondernemingen de tijd te geven zich aan te passen is er wel een overgangsregeling voorzien:

• Contracten die je afsluit met particulieren vanaf 1 september 2023 zijn onmiddellijk onderworpen aan de nieuwe regels;
• Bestaande contracten die afgesloten werden voor 1 september 2023 vallen pas onder de nieuwe regels vanaf 1 december 2023;

Sancties

Volg je deze nieuwe regels niet? Dan liggen de nodige risico’s op de loer. Één van de sancties is dat je alle bedragen die je recupereert door te veel druk uit te oefenen op je klant of te hoge kosten in rekening te brengen, moet terugbetalen aan de consument.

Advies voor ondernemers: Pas je algemene voorwaarden aan

De conclusie van dit alles? Toch maar even je algemene voorwaarden (laten) nakijken en aanpassen op je facturen, offertes, creditnota’s, …

Het is heel waarschijnlijk dat jouw huidige algemene voorwaarden niet in lijn zijn met deze nieuwe wetgeving, of dat je extra punten moet toevoegen. Ondernemingen gaan vooral hun beleid rond portkosten, schadevergoedingen en interesten onder de loep moeten nemen.

Draai je een groot deel van je omzet bij particulieren? Hou er dan rekening mee dat deze nieuwe regels een impact kunnen hebben op jouw cashflow. Mogelijks word je door deze nieuwe regels trager betaald dan ervoor. Én je kan wellicht niet al je incassokosten doorrekenen.

Herbekijk dus zeker ook je volledige facturatie & invorderingsproces naar consumenten toe. Dat mag op basis van alle bovenstaande informatie niet te ‘hard’ zijn.

Ben je klant bij 4 Business Software en gebruik je één van onze ondersteunde facturatieprogramma’s zoals Exact Online, WinBooks Logistics, Teamleader? Neem dan gerust contact op met onze support als je hulp nodig hebt met het updaten van jouw algemene voorwaarden op offertes en facturen.