Gelukkig zijn er manieren om dit proces te versnellen, en zelfs in real-time financieel inzicht te krijgen in je financiële cijfers. Lees snel verder als je wil weten hoe je meer dan één keer per kwartaal toegang kunt krijgen tot de financiële gegevens van je onderneming.
Dagelijks documenten aan je boekhouder bezorgen
Om real-time inzichten te verkrijgen, is het belangrijk om dagelijks documenten aan je boekhouder te bezorgen. Je boekhouder moet die documenten dan ook vlot kunnen verwerken.
Een populaire methode om dit te doen is het gebruik van ClearFacts, een platform dat de digitale snelweg vormt tussen ondernemers en hun boekhouders.
ClearFacts laat je toe om verschillende soorten documenten te uploaden, zoals inkomende facturen, gescande bonnetjes en documenten, verkoopfacturen en diverse andere documenten, zoals boekingsdocumenten van je sociaal secretariaat. Zo kan je dagelijks, of wekelijks, alle nodige documenten aan je boekhouder bezorgen, in plaats van één keer per kwartaal in een groot pakket.
Er zijn verschillende manieren waarop je deze documenten kunt uploaden of doorsturen naar je boekhouder. Je kan:
- Inloggen op ClearFacts en manueel documenten de tool in slepen.
- Inkomende en uitgaande facturen naar een speciaal e-mailadres BCC’en zodat ze automatisch in ClearFacts terechtkomen
- Bonnetjes scannen met de ClearFacts app (Android, iOS). Gedaan met tankbonnetjes en restaurantkosten kwijt te raken. Scan ze van zodra je ze krijgt.
- Bankafschriften elke dag automatisch uploaden dankzij CODA, via bijvoorbeeld CodaBox.
Met die informatie kan jouw boekhouder dan aan de slag om zelfs dagelijks jouw documenten in te boeken. ClearFacts doet de rest, en gaat:
- Documenten scannen en herkennen. Noch jij, noch je boekhouder moeten manueel cijfertjes overtypen van facturen. Dat gebeurt automatisch.
- Je kerncijfers en financiële rapporten bijwerken.
Tip: Lees onze blog Wat je als ondernemer moet weten over CODA om meer te weten te komen over het automatisch doorsturen van bankafschriften naar je boekhouder.
Zo werkt bonnetjes inscannen met ClearFacts
Restaurantbonnetjes, tankbonnetjes, kassaticketen, … bijhouden in je auto of portemonnee om dan te merken dat de inkt is weggevaagd of ze kwijt raken. Daar hoef je je geen zorgen meer over te maken. Met de ClearFacts app scan je ze de moment zelf in.
Inzicht in de real-time financiële kerncijfers van je bedrijf met het financiële dashboard
Wanneer je jouw documenten netjes uploadt via één van de bovenstaande methodes, kan je accountant je documenten dagelijks, wekelijks of maandelijks gaan inboeken. Afhankelijk van welke afspraken jullie onderling hebben gemaakt. Hierdoor krijg jij real-time inzicht in je kerncijfers dankzij het financiële dashboard op de homepage.
Met behulp van de ClearFacts app (in je browser) heb je altijd en direct toegang tot verschillende financiële gegevens, waaronder:
- het bedrijfsresultaat per boekperiode
- bedrijfsopbrengsten- en kosten van het huidige boekjaar
- kostenverdeling volgens hoofdrubrieken
- trends in financiële liquiditeit en bedrijfsresultaat
- vorderingen en schulden
- je liquiditeit.
Dit stelt jou in staat om op elk moment de financiële gezondheid van je onderneming te monitoren en tijdig bij te sturen indien nodig. En niet pas na afsluiting van het boekjaar, wanneer je plots voor onaangename verrassingen komt te staan.
Rapporten genereren
Vroeger moest je wachten tot je boekhouder een balans of resultatenrekening aanleverde. Gelukkig was dat vroeger. Vandaag heb je met ClearFacts op elk moment van de dag (en nacht, we won’t judge 🤫) toegang tot verschillende financiële rapporten met slechts één klik op de knop.
Je kunt rapporten genereren voor het gewenste boekjaar en de gewenste boekperiode. Enkele voorbeelden van rapporten die je kunt genereren zijn:
- Vervaldagbalans klanten:
Dit rapport toont openstaande bedragen ten opzichte van de vervaldatum van het document voor een periode van 30 dagen. Het geeft een overzicht van zowel al vervallen bedragen als nog te vervallen bedragen, waardoor je een voorspelling kunt maken van je inkomende cashflow. - Vervaldagbalans leveranciers:
Dit rapport toont openstaande bedragen ten opzichte van de vervaldatum van het document voor een periode van 30 dagen. Het geeft een overzicht van zowel al vervallen bedragen als nog te vervallen bedragen, waardoor je een voorspelling kunt maken van je uitgaande cashflow. - Top 10 klanten:
Dit rapport toont de top 10 klanten op basis van hun omzet voor het geselecteerde boekjaar. Het geeft inzicht in welke klanten het meest bijdragen aan de omzet van je onderneming. - Top 10 leveranciers:
Dit rapport toont de top 10 leveranciers op basis van de gemaakte kosten voor het geselecteerde boekjaar. Het geeft inzicht in welke leveranciers het meest bijdragen aan de kosten van je onderneming. - Operationele performantie:
Dit rapport presenteert twee belangrijke maatstaven voor de prestaties van je onderneming, namelijk EBIT (Earnings Before Interest and Taxes) en EBITDA (Earnings Before Interest, Taxes, Depreciation and Amortization). Deze maatstaven geven inzicht in de operationele winst of verlies en houden geen rekening met kapitaalstructuur en fiscale aspecten. - Resultatenrekening:
De resultatenrekening of winst-en-verliesrekening geeft een overzicht van de opbrengsten en kosten van je onderneming voor het geselecteerde boekjaar tot en met de geselecteerde boekperiode. Het saldo van de resultatenrekening geeft aan of je winst of verlies hebt behaald in die periode. - Balansrekening:
De balans is een momentopname van de activa en passiva van je onderneming. Het geeft een overzicht van welke activa zich in je onderneming bevinden en hoe deze gefinancierd zijn.
Met deze rapporten analyseer je snel en gemakkelijk belangrijke financiële gegevens, en kan je beslissingen nemen op basis van actuele informatie.
Gedetailleerde inzichten in het archief
Naast de rapporten bevat ClearFacts ook een uitgebreid archief van al je geüploade documenten. In dit archief filter je op verschillende criteria, zoals tekst op factuur, type opbrengst of kost, leverancier, klant, boekperiodes, datums en bedragen. Hierdoor krijg je gedetailleerd inzicht krijgen in je cijfers.
Wil je bijvoorbeeld weten hoeveel kosten je aan je wagenpark hebt gehad in het afgelopen kwartaal? Of wil je weten hoeveel restaurantkosten er de afgelopen maand zijn geweest? Met de filters binnen ClearFacts kun je dit gemakkelijk achterhalen, zonder je boekhouder in het weekend wakker te hoeven bellen.
Conclusie – Leg een digitale snelweg aan tussen je boekhouder en jouw bedrijf met ClearFacts
Real-time inzichten in de financiële gegevens van je onderneming krijgen is essentieel om snel beslissingen te kunnen nemen. Door dagelijks documenten aan je boekhouder te bezorgen en gebruik te maken van ClearFacts kan je die dus ook krijgen, exact wanneer jij ze nodig hebt.
Daarnaast kun je met behulp van de rapporten die ClearFacts genereert, gedetailleerde analyses maken en belangrijke financiële gegevens inzichtelijk maken. Het archief van ClearFacts biedt bovendien de mogelijkheid om op basis van filters specifieke informatie op te vragen.
Wil jij ook real-time inzichten krijgen in de kerncijfers en evoluties van jouw onderneming? Vraag dan aan jouw boekhouder om ClearFacts als klantenportaal te nemen. Het gaat zijn leven, en dat van jou, heel wat gemakkelijker maken.
Als officieel ClearFacts partner staan we je bij 4 Business Software graag bij met het integreren van deze geweldige tool. Zie je de meerwaarde van ClearFacts in voor jouw onderneming, maar maakt jouw boekhouder er nog geen gebruik van? Deel onze website met je accountant of contacteer ons met zijn/haar contactgegevens. We geven met een plezier een demo aan jouw accountant, zodat ook jij tijd kan besparen met je pre-boekhouding en meer vat krijgt op je actuele financiële gegevens.
