Je draaide net een topmaand. Al je cijfers staan in het groen en je kijkt met trots terug op a job well done. Maar toch zie je dit resultaat niet op je bankrekening verschijnen. De boosdoener? Openstaande facturen.
Openstaande facturen hebben een grote impact op de cashflow en financiële gezondheid van bedrijven, vooral voor kleine en middelgrote ondernemingen. Gelukkig zijn er stappen die je kan zetten om jouw klanten sneller te doen betalen.
Vermijd fouten op facturen
Één van de voornaamste redenen voor laattijdige betalingen zijn fouten op facturen. Foute bedragen, ontbrekende klantgegevens, typfouten in rekeningsnummers, … en het lijstje gaat verder.
Maak je nog manueel facturen? Dan bestaat er altijd de kans dat er fouten in je facturen sluipen. Die rechtzetten, dat kost tijd. En je klant? Die betaalt wellicht pas wanneer de factuur 100% juist is. Resultaat van het verhaal: jij wacht langer op je betaling.
Een goeie facturatiesoftware gaat de kans op fouten aanzienlijk verminderen door:
- Automatisch facturen te nummeren,
- Klantgegevens automatisch in te vullen,
- Informatie & prijzen van je diensten & goederen uit een centrale database te halen,
- Subtotalen en totalen te berekenen,
- BTW te berekenen.
Bovendien gaat een factuur opmaken in tools zoals Teamleader, Exact Online of WinBooks Logistics vele keren sneller, dan dit handmatig in Word, Excel of InDesign te doen.
Automatisch terugkerende facturen voor abonnementen
Recurrente inkomsten? Dat zijn de beste inkomsten. Elke maand, kwartaal of jaar opnieuw genereer je omzet op een voorspelbare manier. Abonnementen zijn bovendien de ideale soort factuur om op automatische piloot te zetten.
Waarom zou je nog handmatig bijhouden welke klant wanneer een factuur voor z’n abonnement moet krijgen? Laat dat gewoon door je facturatiesoftware doen.
Je stelt één keer in wat er op de factuur moet komen, voor welke klant en voor welke periode. Daarna neemt de software het van je over.Voor elke abonnementsperiode wordt er een factuur aangemaakt en verzonden.
Dit garandeert dat jouw klanten tijdig hun facturen ontvangen, wat de kans op late betalingen aanzienlijk verkleint.
Factureer je op vaste momenten, maar niet zozeer via een vaste abonnementsformule? Ook dan kan je automatisatie inzetten. Zo beschikt Exact Online bijvoorbeeld over de mogelijkheid om via een vast herhalingspatroon, zoals elke 4 weken of 2 maanden, een factuur op te maken. Het systeem haalt dan alle gewerkte uren en gemaakte kosten uit een project, en stelt de factuur op.
Automatische herinneringen
Let’s admit it: we vergeten allemaal wel eens een factuur te betalen. En dat hoeft niet van kwade wil te zijn. Een vriendelijke herinnering doet wonderen om je openstaande facturen alsnog te innen. Maar handmatig al je klanten opvolgen, dat is voor velen onbegonnen werk.
Juist daarom bestaan automatische herinneringen. Op basis van een aantal regels zet je zo één of zelfs een reeks e-mails klaar om jouw klanten een reminder te sturen. Zo kan je:
- 2 dagen voordat een factuur z’n vervaldatum bereikt dit melden aan je klant;
- Op de vervaldatum een reminder sturen;
- Indien nodig bijkomende herinneringen sturen na verlopen van de betaaltermijn;
En dat zonder dat je hier zelf telkens opnieuw tijd in hoeft te steken.
Er bestaan zelfs tools die zich enkel en alleen specialiseren op het opvolgen en aanmanen van facturen. Clearnox is er zo eentje: een cloud-oplossing die koppelt op jouw bestaande boekhoud of facturatiesysteem, om daarna het opvolgen en aanmanen van facturen te vereenvoudigen. Met Clearnox blijf je in jouw bestaande workflow werken, en bespaar je tot 50% tijd bij het opvolgen & aanmanen van facturen.
Koppeling naar e-invoicing & PEPPOL
De toekomst van factureren ligt in elektronische facturen (e-invoicing) en het Pan-European Public Procurement On-Line (PEPPOL) netwerk dat transacties tussen bedrijven onderling en met overheidsinstanties faciliteert.
Door nu al jouw systemen hierop voor te bereiden, zet je een stap richting internationale compatibiliteit en efficiëntieverbetering. E-invoicing via PEPPOL standaardiseert het proces waardoor het sneller, goedkoper, en veiliger wordt om transacties uit te voeren – stuk voor stuk belangrijke aspecten in het verminderen van openstaande betalingen.
Tijd voor actie
Wil ook jij sneller betaald worden, en tijd besparen in je administratie? Kom dan eens praten met één van onze experts. Samen bekijken we welke facturatietool het interessants is voor jou en je team.
