Premier rappel – Toujours gratuit
À partir du 1er septembre 2023, le premier rappel aux consommateurs devra toujours être gratuit. Cela signifie que vous ne pouvez pas facturer d’intérêts de négligence ou de dommages-intérêts sur un premier rappel.
Les coûts directs de l’envoi d’un rappel : vous devez les supporter vous-même en tant qu’entreprise. En effet, les frais supplémentaires et les dommages-intérêts ne peuvent être facturés qu’après 14 jours à compter de ce premier rappel. Les intérêts ne commencent à courir qu’après ce delai de 14 jours (une exception est prévue pour les petites entreprises).
Envoyez-vous le premier rappel sur papier ? Dans ce cas, le délai de 14 jours ne commence à courir qu’à partir du troisième jour ouvrable suivant l’envoi du rappel. Assurez-vous donc d’avoir un bon historique lorsque vous envoyez des rappels.
Envoyez-vous le premier rappel par e-mail ? Dans ce cas, apportez la preuve que votre client privé a lui-même vous donné l’adresse électronique de réception comme étant une adresse électronique valide.
Premier rappel pour les services et abonnements en cours
Avez-vous conclu un accord de service continu avec un consommateur ? Ensuite vous êtes obligé d’envoyer un premier rappel gratuit, jusqu’à trois fois par an.
Ce n’est qu’en cas de quatrième défaut de paiement au cours de la même année que vous pouvez facturer le coût de l’envoi du rappel et une indemnité maximale de 7,50 euros pour le premier rappel.
Quelles informations le premier rappel gratuit doit-il contenir au minimum ?
Le premier rappel doit contenir certains éléments obligatoires :
- Le solde restant à payer,
- Le montant de la clause de dommage que vous exigez en cas de non-paiement,
- Le nom et le numéro d’entreprise de votre société ou de la société créancière,
- Une description du produit ou du service à l’origine de la dette,
- La date à laquelle cette dette est devenue exigible,
- Le délai dans lequel la dette doit être payée, avant que vous ne facturiez des frais, des intérêts ou d’autres compensations (au moins 14 jours, comme vous pouvez le lire ci-dessus).
Deuxième rappel – Indemnité maximale de 7,50 euros
Si un client ne paie pas après le premier rappel, vous pouvez facturer un maximum de 7,50 € lors d’un deuxième rappel. Il en va différemment dans une relation B2B, où vous pouvez actuellement facturer jusqu’à 10 % du montant de la facture.
Il est intéressant de noter qu’en plus de l’indemnité de 7,50 euros, vous pouvez ajouter les frais d’affranchissement de la lettre (recommandée).
L’incertitude plane toujours sur ces 7,50 euros. Par exemple, il n’est pas encore clair s’il s’agit d’une TVA exclusive ou d’une TVA incluse. Et si ce montant est indexable annuellement.
Coûts et intérêts
Les frais et les intérêts ne peuvent être facturés que s’ils sont prévus par le contrat. Notez toutefois qu’il y a des limites à cela. Quelques exemples :
- Mentionnez-vous les intérêts dans vos conditions générales ? Dans ce cas, ils ne doivent pas dépasser le taux d’intérêt applicable dans le secteur B2B (10,5 % au moment de la rédaction du présent document).
- Les intérêts ne prennent effet qu’après l’envoi du rappel gratuit et après l’expiration de la période de 14 jours.
- Les petites entreprises peuvent facturer des intérêts à partir du jour où elles envoient le premier rappel gratuit.
Cependant, ils ne sont pas autorisés à collecter les fonds avant l’expiration de la période de rappel de 14 jours. - Dans ce cas, une « petite entreprise » est une entreprise ayant un chiffre d’affaires de
- une moyenne annuelle de 50 employés ou moins ;
- Chiffre d’affaires annuel, hors TVA, inférieur ou égal à 9 000 000 € ;
- total du bilan jusqu’à 4 500 000 € ;
- Les petites entreprises peuvent facturer des intérêts à partir du jour où elles envoient le premier rappel gratuit.
- Prévoyez-vous une clause de dédommagement ? Alors il peut:
- n’étant demandé qu’après la période de rappel de 14 jours calendaires après le 1er rappel gratuit ;
- ne pas dépasser ;
- 20 euros si le montant dû est inférieur ou égal à 150 euros ;
- 30 € plus 10 % du montant dû sur la tranche comprise entre 150,01 € et 500 € si le solde dû est compris entre 150,01 € et 500 € ;
- 65 euros plus 5 % du montant dû sur la tranche supérieure à 500,01 euros avec un maximum de 2 000 euros si le solde dû est supérieur à 500 euros ;
Des règles plus strictes pour les agences de recouvrement
Engagez-vous une agence de recouvrement ou une autre partie externe pour recouvrer une dette impayée en votre nom ? Sachez alors que pour eux aussi, les règles se resserrent. Il est préférable d’en discuter avec votre agence de recouvrement.
À partir de quand les nouvelles règles relatives aux retards de paiement des consommateurs entrent-elles en vigueur ?
En principe, cette nouvelle loi entrera en vigueur le 1er septembre 2023. Toutefois, pour donner aux entreprises le temps de s’adapter, une disposition transitoire est prévue :
- Les contrats que vous concluez avec des particuliers à partir du 1er septembre 2023 sont immédiatement soumis aux nouvelles règles ;
- Les contrats existants conclus avant le 1er septembre 2023 ne seront soumis aux nouvelles règles qu’à partir du 1er décembre 2023 ;
Sanctions
Vous ne respectez pas ces nouvelles règles ? C’est alors que se profilent des risques. L’une des sanctions est que vous devez rembourser au consommateur les montants que vous avez récupérés en exerçant une pression excessive sur votre client ou en pratiquant une surfacturation.
Conseil aux entrepreneurs : adaptez vos conditions générales de vente
La conclusion de tout cela ? Quoi qu’il en soit, il suffit de (faire) vérifier et d’actualiser vos conditions générales sur vos factures, offres, notes de crédit, …
Il est très probable que vos conditions générales actuelles ne soient pas conformes à cette nouvelle législation ou que vous deviez ajouter des points supplémentaires. En particulier, les entreprises vont devoir examiner de près leurs politiques en matière d’affranchissement, de dommages et intérêts.
Vous réalisez une grande partie de vos ventes auprès des consommateurs ? N’oubliez pas que ces nouvelles règles pourraient avoir un impact sur votre trésorerie. Il est possible que vous soyez payé plus lentement qu’auparavant en raison de ces nouvelles règles. Én vous ne pourrez peut-être pas répercuter tous vos coûts de collecte.
Veillez donc à passer en revue l’ensemble de votre processus de facturation et de recouvrement auprès des consommateurs. Sur la base de toutes les informations ci-dessus, il se peut que cela ne soit pas trop « sévère ».
Vous êtes client de 4 Business Software et vous utilisez l’un de nos programmes de facturation tels qu’ Exact Online, WinBooks Logistics, Teamleader? Dans ce cas, n’hésitez pas à contacter notre support si vous avez besoin d’aide pour mettre à jour vos conditions générales sur les devis et les factures.