Exact Online Handel en Exact Online Productie bieden reeds tal van mogelijkheden om het werk in een handelsbedrijf te vergemakkelijken. Als aanvulling op deze functionaliteiten heeft Exact de afgelopen jaren extra aandacht besteed aan de ontwikkeling van de Voorraadbeheer-app. Deze gebruiksvriendelijke Android- en iOS-app, die kosteloos kan worden gebruikt in combinatie met een Exact Online Handel of Productie Plus of Professional abonnement, biedt tal van mogelijkheden. Benieuwd hoe de Exact Voorraadbeheer-app kan bijdragen aan het digitaliseren van jouw magazijn? Deze blog belicht de tien sterkste features van deze app.
Neem afscheid van het papieren tijdperk
De dagen dat je met een vel papier door je magazijn liep om de voorraad te tellen, zijn voorbij. Hoewel veel handelsbedrijven reeds een digitale oplossing voor hun voorraadbeheer hebben geïmplementeerd, wordt digitale ontvangst van goederen en orderpicking nog niet overal toegepast. Met de Exact Online Handel Plus heb je toegang tot de vernieuwde Voorraadbeheer-app, waarmee je je magazijn eenvoudig kan digitaliseren zonder een apart WMS aan te schaffen.
Scannen van barcodes
Met de Exact Online Voorraadbeheer-app kan je barcodes scannen met je smartphone camera, zonder dat je hoeft te investeren in speciale hardware of een nieuw apparaat hoeft te leren gebruiken. Daarnaast biedt de app ook compatibiliteit met gangbare Android-scanners van Zebra of Honeywell. Ideaal binnen minder goed verlichte magazijnen of als je sneller wilt werken.
Voorraadtelling
Het gebruik van de Exact Voorraadbeheer-app moedigt aan regelmatig je voorraad te tellen. Dat leidt op zijn beurt tot een betrouwbare voorraad en minder onverwachte tekorten. Vanuit je magazijn kun je direct correcties doorvoeren of een cyclische telling plannen.
Ontvangst van goederen
Het snel opnemen van nieuw binnengekomen goederen in je voorraad is essentieel. Met de Voorraadbeheer-app kan je een bestelling selecteren op je smartphone of Android-scanner, en na controle direct de bestelling als ontvangen inboeken.
Put-away
Wil je je voorraad onmiddellijk zichtbaar hebben in Exact Online? Overweeg dan om ontvangstlocaties (of grondlocaties) in te zetten. Dit is een tijdelijke plek in je magazijn waar je de geleverde goederen plaatst, voordat je ze verder verplaatst naar hun definitieve pick- of bulklocatie. De producten die zich op de ontvangstlocatie bevinden, kunnen later worden verplaatst naar een pick- of bulklocatie met behulp van de put-away-functie. Door de put-away-functie te openen vanuit de app, krijg je een overzicht van alle voorraad op de ontvangstlocatie die nog moet worden opgeslagen.
Verplaatsingen van locaties
Je voorraad naar een andere plaats binnen je magazijn moeten verplaatsen kan altijd voorvallen. Dit is vaak het geval bij populaire producten die je op een gemakkelijk toegankelijke plaats wil opslaan. Ga naar het menu ‘Locatieverplaatsingen’ om artikelen van de ene opslagplaats naar de andere te verplaatsen. Het is eenvoudig om de ‘van’-locatie, het artikel en de hoeveelheid die je wilt verplaatsen te selecteren. Daarna kies je de ‘naar’-locatie en voer je een overdracht uit. Binnen Exact Online kan je daarna exact volgen wie de verplaatsing heeft uitgevoerd en op welk tijdstip dit heeft plaatsgevonden.
Orderpicking
Maak je nog gebruik van uitgeprinte pakbonnen voor je pickers? Dan is het hoog tijd om de digital picking te overwegen! We hebben je al eerder laten zien wat de voordelen zijn en hoe je gemakkelijk aan de slag kunt gaan. Vooral bij een toenemend aantal orders is het cruciaal om je processen te herzien. Door digitaal te gaan verminder je de kans op fouten (wat resulteert in minder retouren!) en ga je beter voldoen aan de hoge klantverwachtingen.
Binnen het “te picken” overzicht in Exact Online, kun je zelf bepalen welke orders je beschikbaar wilt stellen om gepickt te worden. De app toont op een overzichtelijke manier de orders die klaar staan voor levering. Meerdere medewerkers kunnen tegelijkertijd aan de slag met het picken van orders. Na het selecteren van een order wordt je in het magazijn naar de juiste locatie geleid om het product te scannen en het aantal te bevestigen. Alles wordt in real time vastgelegd in Exact Online. Wanneer de order wordt geleverd, kun je precies zien wat er is gepickt en of er eventuele afwijkingen zijn.
Optimalisatie door multi-order picking
Wil je je efficiëntie verhogen? Overweeg dan om meerdere bestellingen te bundelen. Het samenvoegen van kleinere orders en producten kan tijd en energie besparen. Met één enkele rondgang door je magazijn vul je een trolley met verschillende bakken, elke bak vertegenwoordigt een aparte bestelling. Je scant elk artikel en de bijbehorende bak om vervolgens na het picken elke bak apart te scannen voor levering.
Het gemak van vooraf geplande retouren
In België heeft de klant steeds een retourrecht van minimum 14 dagen via online shops. Die retours behandelen is een proces waar ieder bedrijf tegenop kijkt, maar niemand komt er onderuit. Indien deze retouren vooraf geregistreerd zijn, kun je anticiperen op terugkerende voorraad. De Voorraadbeheer-app maakt het mogelijk om de bevestigde verkoopretouren in je magazijn via een geplande retour te ontvangen. Selecteer de retour in de app, en vervolgens één of meerdere items uit een verkooporder. Deze items kun je vervolgens retour opslaan op een gewenste locatie in je magazijn.
De voordelen van geplande locatieverplaatsingen
Ad-hoc locatieverplaatsingen zijn mogelijk, maar geplande verplaatsingen kunnen zoveel efficiënter zijn. Bijvoorbeeld wanneer een MRP-advies suggereert om aan te vullen vanuit bulkvoorraad. Je kunt ook handmatig een verplaatsing plannen. De app stelt je in staat om items van de ene naar de andere locatie te verplaatsen, bijvoorbeeld om voorraad bij te vullen op een picklocatie vanaf een bulklocatie.
De kracht van Android-scanners
Hoewel het gebruik van een app op je eigen mobiele telefoon handig is en het digitaliseren van je magazijn toegankelijker maakt, zijn er situaties waarin professionele Android-scanners voordeel bieden. Zo kan bijvoorbeeld in een magazijn met weinig licht de camera van je telefoon trager reageren. Een infraroodscanner kan dan een perfecte oplossing zijn! Deze techniek herkent barcodes ook razendsnel bij weinig licht. Daarnaast hoeven medewerkers niet op hun eigen toestel te werken. Die scanners zijn ook een stuk robuuster dan je smartphone. En een extra tip: gebruik de dark mode in de app. Dit is rustiger voor je ogen in een donkere omgeving.
Bonus: Bescherm je data
Net zoals je de magazijndeur op slot doet, wil je ook je digitale gegevens beveiligen. Net als een slot op een deur, biedt de Voorraadbeheer-app een beveiligingsoptie. Via de instellingen kun je de app afstemmen op je behoeften en voorkeuren. Denk hierbij aan de volgorde van het menu, de opties die je wel of niet wilt zien, en of je een licht of donker thema wilt gebruiken.
Je kunt de app ook vergrendelen om onbevoegde toegang tot je digitale magazijn te voorkomen. Als deze functie actief is, kun je de app alleen openen met een vingerafdruk of pincode.
Digitaliseer je voorraadbeheer met 4 Business Software
Klaar om jouw voorraadbeheer volledig digitaal te maken? Bij 4 Business Software ben je op de juiste plaats. Als officiële Exact Online partner is ons team IT-experts er om je te ondersteunen met Exact Online Handel- en Productie.
Wil je samen met één van onze experts jouw voorraadbeheer onder de loep nemen? Neem vandaag nog contact met ons op.
