E-facturatie, oftewel het elektronisch versturen en verwerken van facturen, wint alsmaar aan populariteit. Het biedt talloze voordelen, maar er zijn ook enkele nadelen waar we rekening mee moeten houden. In dit artikel bespreken we de belangrijkste voordelen en nadelen van e-facturatie in 2024.
Voordelen van e-facturatie
Vermindert papierverbruik en draagt bij aan duurzaamheid
Een van de belangrijkste voordelen van e-facturatie is dat het het papierverbruik vermindert. Door facturen elektronisch te verzenden en te ontvangen, wordt er minder gebruik gemaakt van papier, wat een positieve impact heeft op het milieu. Bedrijven die overstappen op e-facturatie dragen dus bij aan een duurzamere bedrijfsvoering.
Minimaliseert fouten in facturen
E-facturatie minimaliseert fouten in facturen, zoals typfouten of onjuiste berekeningen, die vaak voorkomen bij handmatige factuurverwerking. Met e-invoicing genereert en verzendt het systeem automatisch je facturen elektronisch. De kans op fouten neemt hierdoor aanzienlijk af en resulteert in in een efficiënter en nauwkeuriger facturatieproces.
Bespaart tijd en kosten
Het handmatig verwerken van facturen kan tijdrovend zijn voor zowel de verzender als ontvanger van een factuur. E-facturatie automatiseert heel dit proces.
Nu kunnen leveranciers en klanten hun facturen snel en eenvoudig opstellen, verzenden en verwerken. Zo automatiseer je de administratieve nachtmerrie van de bedrijfsvoering waar iedere ondernemer tegenop kijkt, en bespaart er ook nog eens kosten mee!
Verbeterde cashflow
Een ander voordeel van e-facturatie is dat het zorgt voor een snellere betaling van facturen. In plaats van dat een PDF, of zelfs een factuur via post, manueel ingegeven moet worden in het boekhoudsysteem van je klant gebeurt dit automatisch. Je elektronische factuur wordt direct verwerkt, waardoor er geen extra vertraging zit in het betalingsproces.
Dit heeft een positief effect op de cashflow van je bedrijf. Facturen worden sneller betaald en jij moet minder tijd besteden aan het opvolgen van openstaande betalingen.
Betere bescherming tegen factuurfraude
Factuurfraude is een groeiende zorg voor bedrijven van elke omvang. In een tijd waarin we meer en meer op de hoede moeten zijn van phishing, zoals bijvoorbeeld CEO-fraude wanneer een medewerker een valse e-mail van zijn of haar baas ontvangt, is het cruciaal om je bedrijf hier tegen te beschermen.
Hackers kunnen proberen toegang te krijgen tot vertrouwelijke informatie, zoals financiële- of klantgegevens. Gelukkig hebben we Peppol! Peppol (Pan-European Public Procurement On-Line) is het netwerk dat bedrijven in staat stelt om veilig en efficiënt elektronische documenten uit te wisselen, zoals e-facturen, met andere bedrijven en overheidsinstanties. Peppol, in combinatie met e-facturatie, beschermt je tegen factuurfraude dankzij:
- Beveiligde communicatie: Peppol gebruikt strenge beveiligingsprotocollen voor veilige, vertrouwelijke uitwisseling van documenten.
- Authenticatie en autorisatie: Peppol verifieert identiteiten, waarborgt authenticiteit, helpt frauduleuze facturen detecteren.
- Gestandaardiseerde gegevens: E-facturatie in standaardformaat voor eenvoudige controle en detectie van onregelmatigheden.
- Snellere verwerking: E-facturatie versnelt facturatie, bevordert snelle detectie en reactie op fraude.
- Automatisering: Peppol en e-facturatie automatiseren het facturatieproces, verminderen menselijke fouten en bemoeilijken daardoor ook fraude.
Voor meer info over hoe e-facturatie en Peppol je bedrijf beschermen tegen factuurfraude kan je terecht bij deze blog: https://4bs.com/nl/e-facturatie-peppol-beschermen-tegen-factuurfraude/
Zoals altijd blijven bijkomende beveiligingsmaatregelen wel essentieel. Denk aan encryptie, toegangscontroles en monitoringtools die helpen om de veiligheid van het e-invoicingproces te waarborgen. Daarnaast is het belangrijk om samen te werken met betrouwbare softwareleveranciers die strenge beveiligingsprotocollen hanteren.
Gedaan met interoperabiliteitsproblemen
Het uitwisselen van facturen tussen de systemen die vandaag de dag op de markt zijn is soms mogelijk, maar kan complex zijn en vereist extra inspanningen om ervoor te zorgen dat de gegevens correct worden overgedragen en geïnterpreteerd.
Een e-factuur bestaat daarentegen uit gestructureerde data. De gegevens staan dus altijd op een vaste plek. Dit noemen we ook wel een XML factuur. XML facturen maken gebruik van een UBL (Universal Business Language), die zich vertaalt naar gestructureerde data die alle gegevens van de factuur bevat.
Dit maakt het digitaliseren van de factuurverwerking van a tot z mogelijk. Dankzij die vaste structuur kan een e-invoice eenvoudig en snel ingelezen en verwerkt worden zonder bijkomende hulp van mensen of systemen die ingescande facturen of PDFs moeten herkennen.
Nadelen van e-facturatie
Niet alle klanten of leveranciers zijn klaar voor e-facturatie
Hoewel steeds meer bedrijven overstappen op e-facturatie, zijn nog niet alle klanten of leveranciers klaar om elektronische facturen te ontvangen. Hierdoor moeten sommige bedrijven nog steeds papieren facturen versturen naast de elektronische versie. Dit kan leiden tot extra administratieve lasten en inefficiëntie in het facturatieproces.
Hoewel dit allemaal geen probleem meer zal zijn vanaf 2026, wanneer alle Belgische bedrijven verplicht moeten e-factureren. Was jij nog niet op de hoogte? Deze blog brengt je meteen op te hoogte van de laatste nieuwe updates: https://4bs.com/nl/e-invoicing-verplicht-belgie-vlaanderen/
Initiële investeringen in technologie en training
Het implementeren van e-facturatie vereist initiële investeringen in technologie en training. Bedrijven moeten investeren in softwareoplossingen die e-facturatie ondersteunen, evenals training voor medewerkers om met deze nieuwe systemen te werken.
Deze investeringen kunnen extra kosten met zich meebrengen die in overweging moeten worden genomen.
Conclusie
E-facturatie biedt talloze voordelen, zoals een verminderd papierverbruik, minimalisering van fouten, tijds- en kostenbesparingen, een verbeterde cashflow en veiligere factuuruitwisseling.
De interoperabiliteit tussen bedrijven kan alvast een voordeel zijn, maar zal pas volledig tot zijn recht komen na 2026 wanneer alle bedrijven aan e-invoicing moeten doen. Vanaf dan zal het enige nadeel de onvermijdelijke investering zijn.
Met de juiste planning, implementatie en beveiligingsmaatregelen kan e-facturatie ook in 2024 alvast een waardevolle toevoeging zijn aan de bedrijfsvoering.
