Wat is een PDF-factuur?
Een pdf-factuur is een digitaal document in het Portable Document Format (pdf). Het ziet er hetzelfde uit als een papieren factuur, met alle belangrijke gegevens zoals factuurnummer, factuurdatum, omschrijving van producten of diensten, prijs, btw en totaalbedrag. Je kan deze factuur makkelijk per mail versturen naar je klant. Vaak doe je dit rechtstreeks vanuit je facturatieprogramma.
Hoewel pdf-facturen snel en makkelijk zijn om te verzenden, moet de ontvanger, in dit geval jouw klant, deze vaak manueel verwerken. Dit kan een tijdrovend proces zijn, wat gevoelig is aan fouten. Gelukkig bestaan er tools zoals ClearFacts of WinBooks Virtual Invoice die deze pdf-facturen kunnen scannen en automatisch inboeken. Dit bespaart je klant (en ook jijzelf als ontvanger, en je boekhouder) heel wat tijd en moeite.
Waar moet een PDF-factuur aan voldoen?
Net zoals bij een papieren factuur, moet een pdf-factuur voldoen aan de wettelijke eisen voor facturen. Dit betekent dat je alle verplichte gegevens moet vermelden, zoals:
- Factuurnummer (uniek en opvolgend)
- Datum van uitgifte
- Gegevens van beide partijen (jouw bedrijfsnaam, adres en btw-nummer, en die van je klant)
- Omschrijving van de geleverde producten of diensten
- Totaalbedrag, inclusief btw-tarieven
Verder ben je vrij in zaken zoals de layout, hoe je de PDF verzendt, …
Wat is een e-factuur?
Een e-factuur gaat nog een stap verder in het digitaliseren van je facturatieproces. In tegenstelling tot de pdf-factuur, die vooral bedoeld is om door mensen te worden gelezen, is een e-factuur een gestructureerd elektronisch document. Het bevat de factuurgegevens in een .xml-formaat, specifiek in UBL (Universal Business Language), wat het mogelijk maakt om de factuur automatisch te verwerken in boekhoudsoftware.
Een e-factuur dien je te verzenden via het Peppol-netwerk, een beveiligd digitaal platform dat bedrijven en overheden wereldwijd gebruiken om e-facturen uit te wisselen. Hierdoor komt de e-factuur meteen in het boekhoudsysteem van je klant terecht, zonder dat ze deze manueel dienen te verwerken. Zelfs als jij en je klant verschillende softwarepakketten gebruiken, zoals Exact Online, WinBooks, Teamleader of andere, blijft dit proces vlot verlopen.
Goed om te weten: Peppol gebruiken is helemaal gratis. je betaalt dus geen bijkomende kost bovenop je facturatie- en boekhoudsoftware.
Waar moet een e-factuur aan voldoen?
Een e-factuur voldoet aan een aantal technische en wettelijke vereisten om ervoor te zorgen dat ze correct kan worden verwerkt in de boekhoudsoftware van de ontvanger.
- Gestructureerd formaat
In tegenstelling tot een pdf-factuur, moet een e-factuur opgesteld zijn in een gestructureerd .xml-formaat zoals UBL (Universal Business Language). Dit zorgt ervoor dat alle belangrijke gegevens, zoals factuurnummers, btw-bedragen en betalingsinformatie, automatisch kunnen worden ingelezen en verwerkt door de boekhoudsoftware van zowel de verzender als de ontvanger. - Verzending via een beveiligd netwerk
Een e-factuur mag niet zomaar via e-mail worden verstuurd. In plaats daarvan gebeurt de uitwisseling van e-facturen via een beveiligd netwerk zoals Peppol. Dit netwerk zorgt ervoor dat de factuur veilig en betrouwbaar bij de juiste ontvanger terechtkomt, zonder risico op verlies of manipulatie.
Daarnaast moet jouw e-factuur ook voldoen aan de standaard wettelijke vereisten, en moet je de volgende zaken vermelden:
- De factuurdatum
- Het factuurnummer
- De naam en adres van de klant
- De naam en adres van jouw organisatie
- Een gedetailleerde beschrijving van de geleverde goederen of diensten
- De eenheidsprijs
- Het totaalbedrag
- Het BTW-tarief / De BTW-tarieven
De verschillen tussen pdf- en e-facturen in een notendop:
- Pdf-factuur: Statisch document dat per mail wordt verstuurd en vaak manueel verwerkt moet worden. Tools zoals ClearFacts helpen met het automatisch inboeken, maar dit is niet standaard.
- E-factuur: Een automatisch verwerkbaar document (.xml) in UBL-formaat dat via Peppol wordt verstuurd en zonder handmatige tussenkomst in de boekhoudsoftware van je klant terechtkomt.
De manier van verzenden is hier een zeer belangrijk element. Om volledig te voldoen aan de verplichting rond e-facturatie dien je ook effectief jouw e-facturen via Peppol te versturen. Enkel een e-factuur in UBL/XML formaat doorsturen via mail is dus niet voldoende.
Hoe kan ik een e-factuur versturen?
Om een e-factuur te versturen dien je een facturatie- of boekhoudprogramma te gebruiken dat compatibel is met Peppol. Denk aan Exact Online, WinBooks, WinBooks Logistics, Teamleader, … en meer.
Binnen jouw facturatieprogramma dien je jouw organisatie dan te registeren bij het Peppol netwerk.
Hierna blijf je in de meeste programma’s jouw facturen opmaken zoals ervoor. Het enige wat verandert is dat je de facturen nu via Peppol verstuurt. Dit kan automatisch gebeuren, of doe je als aparte verzendoptie.
Een PDF factuur mailen bovenop de e-factuur via Peppol? Dat mag natuurlijk nog altijd als jij of jouw klant dit graag heeft.
Wat is Peppol?
Peppol staat voor ‘Pan-European Public Procurement On-Line’ en is een beveiligd netwerk waarmee bedrijven en de overheid op een digitale manier belangrijke documenten zoals facturen met elkaar kunnen uitwisselen.
Je dient je bedrijf te registreren voor het Peppol-netwerk om via die weg facturen te sturen en ontvangen. Die registratie verloopt in de meeste gevallen via jouw facturatie- of boekhoudsoftware.
