Qu’est-ce qu’une facture PDF ?
Une facture PDF est un document numérique au format Portable Document Format (PDF). Elle ressemble à une facture papier traditionnelle, avec toutes les données importantes : numéro de facture, date, description des produits ou services, prix, TVA et montant total. Vous pouvez facilement l’envoyer par e-mail, souvent directement depuis votre logiciel de facturation.
Bien que les factures PDF soient simples et rapides à envoyer, le destinataire (votre client) doit souvent les traiter manuellement. Ce processus prend du temps et est sujet aux erreurs. Heureusement, des outils comme Clearfacts ou WinBooks Virtual Invoice permettent de scanner ces PDF et de les comptabiliser automatiquement. Un vrai gain de temps pour votre client, pour vous, et pour votre comptable.
Quelles sont les obligations d’une facture PDF ?
Comme une facture papier, une facture PDF doit respecter les exigences légales. Elle doit donc contenir les éléments suivants :
- Numéro de facture (unique et séquentiel)
- Date d’émission
- Coordonnées complètes des deux parties (nom, adresse, numéro de TVA)
- Description des produits ou services livrés
- Montant total, avec les taux de TVA
Pour le reste (mise en page, mode d’envoi PDF, etc.), vous êtes libre.
Qu’est-ce qu’une e-facture ?
Une e-facture va plus loin dans la digitalisation de votre facturation. Contrairement au PDF lisible par l’humain, une e-facture est un document structuré en format .xml, et plus précisément en UBL (Universal Business Language). Elle peut ainsi être traitée automatiquement dans un logiciel comptable.
Une e-facture est envoyée via le réseau Peppol, une plateforme sécurisée utilisée par les entreprises et les administrations du monde entier pour l’échange de documents électroniques. La facture arrive directement dans le système comptable du client, sans saisie manuelle. Même si vous utilisez un logiciel différent de votre client, comme Exact Online, WinBooks, ou Teamleader, le processus reste fluide.
Bon à savoir : L’utilisation de Peppol est entièrement gratuite. Aucun coût supplémentaire n’est facturé en plus de votre logiciel de facturation ou de comptabilité.
Quelles sont les exigences d’une e-facture ?
Une e-facture doit respecter certaines normes techniques et légales pour être traitée automatiquement dans le logiciel comptable du destinataire.
- Format structuré
Une e-facture doit être rédigée dans un format structuré .xml tel que UBL. Cela permet aux systèmes comptables de lire automatiquement des données comme les numéros de facture, les montants de TVA, les informations de paiement, etc. - Envoi via un réseau sécurisé
Une e-facture ne peut pas être simplement envoyée par e-mail. Elle doit passer par un réseau sécurisé tel que Peppol, garantissant la fiabilité, la sécurité et la bonne réception du document.
Elle doit aussi contenir toutes les mentions légales habituelles :
- Date de la facture
- Numéro de facture
- Nom et adresse du client
- Nom et adresse de votre entreprise
- Description détaillée des biens ou services
- Prix unitaire
- Montant total
- Taux de TVA applicable
PDF vs e-facture : les différences en un coup d’œil
- Facture PDF : Document statique envoyé par e-mail, généralement traité manuellement. Des outils comme Clearfacts peuvent automatiser ce traitement, mais ce n’est pas automatique par défaut.
- e-Facture : Document automatisé (.xml) au format UBL envoyé via Peppol, qui s’intègre directement dans le logiciel comptable du client sans intervention humaine.
Le mode d’envoi est essentiel ici.
Pour être conforme à l’obligation de facturation électronique, vous devez envoyer vos e-factures via Peppol. Un fichier .xml envoyé simplement par e-mail ne suffit pas.
Comment envoyer une e-facture ?
Pour envoyer une e-facture, vous devez utiliser un logiciel de facturation ou comptabilité compatible avec Peppol, comme Exact Online, WinBooks, WinBooks Logistics, Teamleader, etc.
Vous devez ensuite enregistrer votre entreprise sur le réseau Peppol, généralement via votre logiciel.
Ensuite, vous continuez à créer vos factures comme avant. La seule différence : elles sont envoyées via Peppol. L’envoi peut se faire automatiquement ou via une option d’envoi dédiée.
Envoyer un PDF en plus de la e-facture via Peppol ? Bien sûr, c’est toujours permis si vous ou votre client le souhaitez.
Qu’est-ce que Peppol ?
Peppol signifie « Pan-European Public Procurement On-Line ». Il s’agit d’un réseau sécurisé permettant aux entreprises et administrations d’échanger des documents (comme les factures) de manière digitale.
Vous devez enregistrer votre entreprise sur Peppol pour pouvoir envoyer ou recevoir des factures via ce réseau. Cet enregistrement se fait généralement directement dans votre logiciel de facturation ou de comptabilité.
