La facturation électronique permet d’automatiser votre processus de facturation. Le traitement des factures est une tâche qui prend du temps, tant pour les clients que pour les fournisseurs. Le concept de facturation électronique existe depuis 1980, mais il était surtout utilisé par les grandes entreprises. Aujourd’hui, cette automatisation est également de plus en plus demandée par les petites et moyennes entreprises.
Avant que vous puissiez archiver une facture, celle-ci passe par plusieurs étapes :
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disposition
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expédition
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transfert
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reçu
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approbation
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réservation
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paiement
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archivage
Avec la facturation électronique, vous automatisez l’ensemble du processus, de l’envoi par le fournisseur à l’archivage par le client. Dès la livraison d’un produit ou d’un service, la facture est envoyée automatiquement. La facturation électronique est plus rapide, plus efficace et plus fiable, car le risque d’erreur humaine est réduit.
Mais une facture électronique, qu’est-ce que c’est exactement ? L’idée fausse selon laquelle les PDF et les factures électroniques sont la même chose persiste, alors que c’est très loin d’être la réalité. Un PDF est en effet une facture « numérique », mais ce n’est pas une facture électronique. À partir du moment où vous recevez une facture au format PDF, vous devez encore la traiter manuellement d’un point de vue administratif. Et c’est précisément là que réside la grande différence avec une véritable facture électronique.
Une facture électronique se compose de données structurées. Vous avez sans doute vu passer dans votre boîte aux lettres un fichier .xml utilisant l’UBL (Universal Business Language). L’UBL est un type de données structurées qui contient toutes les données d’une facture, ce qui permet de numériser complètement le traitement des factures. Les logiciels qui en sont équipés peuvent lire un tel fichier de manière entièrement automatique et sans erreur.
Utilisez-vous un programme de facturation externe ? Si c’est le cas, vous envoyez peut-être déjà des factures électroniques sans le savoir.
| Une facture électronique | Pas de facture électronique |
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Pour que la facturation électronique fonctionne efficacement, les systèmes informatiques du client et du fournisseur doivent pouvoir « communiquer ». C’est pourquoi l’Europe a développé un cadre, appelé PEPPOL, qui simplifie l’échange de factures au sein de l’Union européenne. PEPPOL utilise des paramètres par défaut pour les factures structurées. Ces paramètres sont définis dans la norme européenne pour la facturation électronique. Toutes les solutions de 4BS sont capables de fournir des factures électroniques via la plateforme PEPPOL.
La facturation électronique est plus rapide et plus efficace
Les logiciels de comptabilité traitent vos factures bien plus rapidement que votre meilleur employé. Ils établissent la facture dès que les biens ou les services sont livrés et l’envoient immédiatement. Plus la facture est envoyée et traitée rapidement, plus le paiement est rapide.
Moins de paperasserie grâce aux factures électroniques
Tout travailleur indépendant, qu’il soit petit ou grand, doit faire face à des montagnes d’administration. Certains en sont tellement mécontents qu’ils reportent la facturation, ce qui empêche également l’argent de rentrer.
L’administration est parfois perçue comme une perte de temps. Un temps que vous pourriez autrement utiliser pour travailler efficacement pour vos clients, pour développer votre entreprise ou simplement pour rentrer chez vous plus tôt.
Les factures électroniques sont plus fiables que les factures papier et numériques
Les gens font des erreurs, c’est normal. Surtout si les factures sont remises à la fin de la journée (parce que tout le monde n’aime pas l’administration), au moment où vous êtes le plus fatigué. Vous devez alors préparer une note de crédit, par exemple, ou contacter un client qui a confondu le montant hors TVA et le montant total à payer. L’envoi de vos factures électroniques permet également d’éviter que les factures ne se perdent en cours de route. Vous savez parfaitement où en est votre projet de loi. Les logiciels n’offrent pas une garantie d’erreur à 100 %, bien sûr, mais ils réduisent remarquablement le nombre d’erreurs.
La facturation électronique est sécurisée
Depuis 2010 en Europe et depuis 2013 en Belgique, les factures numériques ont légalement la même valeur que les factures papier. Toute forme de facture (papier, PDF, électronique, structurée…) est juridiquement valable pour autant qu’elle réponde à certaines exigences :
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Les informations figurant sur la facture doivent être clairement lisibles, ne pas faire l’objet d’une étude excessive et ne pas donner lieu à une double interprétation.
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Le contenu de la facture ne doit pas avoir été modifié
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L’identité du fournisseur (de biens ou de services) doit toujours être correcte et authentique.
Les factures électroniques réduisent les coûts (administratifs)
Une étude de l’Université de Hasselt, commandée par l’Agence pour la simplification administrative (DAV), a estimé le coût moyen d’une facture papier à 12,08 euros en 2012. Grâce à la facturation électronique, vous pouvez économiser jusqu’à 75 % de ce coût.
Si toutes les entreprises belges automatisaient leurs factures en utilisant la facturation électronique, nous économiserions collectivement environ 3,5 milliards d’euros par an. Comptez vous-même le montant que vous économiseriez si chaque facture vous coûtait 75 % de moins.
Qu’en est-il de vos (e-)factures ?
Vous voulez savoir avec certitude si vous êtes déjà en conformité avec la future loi sur la facturation électronique ? Contactez-nous et l’un de nos experts vérifiera avec vous si votre entreprise est parfaitement à jour en matière de facturation électronique.