Qu’est-ce que la facturation électronique ?
La facturation électronique est la numérisation et l’automatisation de votre processus de facturation. Le traitement des factures est une tâche qui prend du temps, tant pour les clients que pour les fournisseurs. En Europe, les factures numériques ont légalement la même valeur que les factures papier depuis 2010, en Belgique depuis 2013. De plus, depuis 2017, il existe une norme européenne, PEPPOL, pour l’envoi, le paiement et le traitement des factures électroniques en Europe.
La facturation électronique est un projet majeur de l’UE. Chaque État membre décide de son étendue et du moment où elle devient une obligation légale. Dans certains pays, la facturation électronique est obligatoire depuis un certain temps. Par exemple, la facturation électronique pour la facturation B2B en Roumanie est déjà obligatoire depuis 2021.
Mais ne vous laissez pas décourager d’emblée par le mot « obligatoire ». La facturation électronique présente également des avantages pour les PME, que nous avons énumérés dans notre récent blog sur les avantages de la facturation électronique.
La facturation électronique en quelques mots :
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Plus rapide et plus efficace
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Moins de paperasserie
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Plus fiable
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Sûr
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Une solution durable
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Presse à coûts
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D’ici 2024, les entreprises belges devront passer à la facturation électronique. Pour l’instant, seul un document d’orientation a été rédigé, montrant que le gouvernement a de grands projets en matière de numérisation. Bien entendu, cela soulève de nombreuses questions. En tant qu’entreprise, l’impact de la facturation électronique sur votre activité dépend de vos partenaires commerciaux.
Entreprise à consommateur (B2C)
La facturation électronique vise à mettre fin à la circulation de l’argent noir. Le secteur B2C a souvent la mauvaise réputation de faire passer de l’argent sous la table. En outre, les entreprises ou les indépendants qui fournissent des services ou des produits à des particuliers ne sont pas toujours tenus d’établir une facture.
Actuellement, une facture B2C peut être simplement un PDF que vous envoyez par courriel au client, vous pouvez imprimer la facture et l’envoyer par la poste, ou il peut s’agir simplement d’un reçu. Mais qu’en sera-t-il après 2024 ? En tant que consommateur privé, recevrez-vous une facture électronique pour chaque achat ? Que diriez-vous d’une pinte à 2 euros ? Recevrons-nous ces factures par courrier électronique ou seront-elles liées à notre carte d’identité électronique ? Toutes les factures à Myminfin ?
Pour l’instant, il semble que la facturation électronique ne sera pas obligatoire pour les ventes aux particuliers.
Commerce interentreprises (B2B)
Toutes les transactions qui ont lieu entre les entreprises doivent déjà être correctement enregistrées. Le gouvernement applique la TVA et vous devez le mentionner sur la facture. Actuellement, vous pouvez simplement envoyer un PDF de la facture ou l’envoyer par la poste. Après 2024, vous pouvez supposer qu’il sera entièrement électronique. Important à savoir : l’envoi d’un PDF par e-mail ne suffira donc plus à partir de ce moment-là. Là encore, la question reste de savoir si les règles de la facturation électronique s’appliqueront à tous les secteurs et à toutes les identités d’indépendants.
Entreprise à gouvernement (B2G)
Il y a aussi les relations entre entreprises et gouvernements (B2G), entre gouvernements et entreprises (G2B) et entre gouvernements (G2G). Toute entreprise qui facture au gouvernement doit déjà le faire par le biais de la facturation électronique aujourd’hui. Il se peut que beaucoup de choses ne changent pas. En tant qu’entreprise, vous payez régulièrement des impôts et la TVA au gouvernement. Vous recevrez ces relevés par courrier et/ou par votre comptable. En l’occurrence, on ne sait toujours pas si les gouvernements considèrent ce type de « dette » comme une facture ordinaire. Enfin, toutes les factures entre les agences gouvernementales en Flandre sont déjà numériques.
Que savons-nous donc ?
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Qu’est-ce qu’une « facture électronique » ?
Nous confondons souvent une facture « numérique » avec une facture électronique. Par exemple, une facture numérique peut être une facture au format PDF. Bien qu’il s’agisse d’une facture numérique, elle n’est pas considérée comme une facture électronique. La préparation des factures dans des programmes tels que Word et Excel n’est pas non plus conforme aux règles relatives aux factures électroniques. Pour vous conformer à la facturation électronique, vous devez respecter une structure définie et le langage universel des affaires (UBL). Cette norme permet aux programmes comptables de lire les factures électroniques rapidement et sans erreur.
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Comment mettre en place une facture électronique ?
Pour créer des factures électroniques, vous avez besoin d’un programme qui convertit automatiquement vos factures en factures numériques juridiquement valables. Il existe pour cela toutes sortes de logiciels de comptabilité et de facturation, tels que Exact OnlineWinBooks & Logistics et Teamleader.
Qu’en est-il de vos (e-)factures ?
Vous voulez savoir avec certitude si vous êtes déjà en conformité avec la future loi sur la facturation électronique ? Contactez-nous et l’un de nos experts vérifiera avec vous si votre entreprise est parfaitement à jour en matière de facturation électronique.