WinBooks a travaillé dur ces derniers mois pour rendre WinBooks Classic, WinBooks-on-Web et WinBooks Logistics prêts à l’emploi de Peppol. Nous nous ferons un plaisir de vous expliquer comment cela fonctionne concrètement.
Qu’est-ce que Peppol ?
Peppol est le réseau numérique qui permet aux entreprises et aux administrations d’échanger des factures électroniques en toute sécurité. Le réseau est basé sur un ensemble de normes européennes et garantit un mode de facturation uniforme au sein de l’UE. Les factures sont envoyées au format UBL (Universal Business Language), un format structuré et lisible par machine qui facilite le traitement automatique.
Le grand avantage ? Les factures sont automatiquement envoyées au bon destinataire via un réseau sécurisé de points d’accès Peppol autorisés. Cela réduit considérablement le risque d’erreurs ou de fraude et peut réduire considérablement le temps de traitement. Plus de problèmes avec les PDF ou la saisie manuelle : Peppol permet une facturation 100 % numérique, efficace et fiable.
Tout ce que vous devez savoir sur WinBooks et Peppol pour votre propre activité de comptable
Pour les fiduciaires, Exact WinBooks propose des variantes des formules d’envoi, de réception et d’envoi et réception pour les entreprises. Les versions pour fiduciaires ont des limites plus élevées que celles pour les autres entreprises.
Nouvelles formules d’abonnement : Send & Receive
WinBooks propose trois formules claires pour la facturation électronique : Envoi de la facture, Réception de la facture et Envoi et réception de la facture.
Dans cet article, nous nous concentrons sur les formules pour les fiduciaires. Vous souhaitez plus d’informations sur les formules pour d’autres types d’entreprises ? Lisez alors notre article « Préparez votre environnement WinBooks à Peppol : tout ce que vous devez savoir pour vous conformer à l’obligation de facturation électronique ».
Plus d’informations sur la manière d’aider vos clients à se conformer à Peppol ? Avec en prime la possibilité de fluidifier la communication entre votre client et vous-même ? Vous pouvez lire cela dans Cher comptable, voici comment préparer vos clients à Peppol et à la facturation électronique (WinBooks Connect & Exact Online Invoice).
Pour connaître le prix exact correspondant à votre type de licence WinBooks, contactez-nous via le formulaire de contact ci-dessous, ou par téléphone au +32 3 491 17 00.
Recevoir des factures électroniques dans WinBooks Classic & WinBooks on Web
Recevoir des factures électroniques via Peppol : ce sera bientôt possible avec WinBooks Classic et WinBooks on Web. WinBooks a choisi d’intégrer la réception de factures électroniques dans le module Virtual Invoice existant.
C’est une bonne nouvelle pour tous ceux qui utilisent déjà Virtual Invoice ! Dès que WinBooks lance la fonctionnalité Peppol, il suffit d’enregistrer WinBooks comme point d’accès au réseau Peppol. Dès lors, toutes les factures électroniques de vos fournisseurs apparaîtront automatiquement dans WinBooks.
Notre consultant WinBooks/Exact Online Stan vous montre dans cette vidéo comment fonctionne Virtual Invoice.
Les avantages de Virtual Invoice
WinBooks Virtual Invoice permet de relier facilement vos documents aux bonnes écritures dans WinBooks. Il ne s’agit pas seulement de factures de vente, mais aussi de factures d’achat, de bons de livraison, de contrats et d’autres documents pertinents. Tout se retrouve dans une archive claire et numérique, entièrement intégrée à votre comptabilité.
L’une des grandes forces de Virtual Invoice est le traitement automatique des factures. Le système ne se contente pas de numériser : grâce à une technologie OCR (Optical Character Recognition) intelligente, les données telles que les montants, les fournisseurs et les dates sont automatiquement lues et correctement saisies. Cela permet de gagner du temps et d’éviter les erreurs qui pourraient facilement se produire lors d’une saisie manuelle.
Recevoir des factures électroniques avec Virtual Invoice
Vous n’utilisez pas encore Virtual Invoice ? Il existe alors la formule E-invoicing Fiduciaire Receive, qui utilise Virtual Invoice Fiduciaire.
Cette version de Virtual Invoice fonctionne selon une politique d’utilisation équitable qui vous permet d’importer jusqu’à 5 000 (e-)factures par mois dans vos comptes. Gardez à l’esprit que cette importation ne permet pas de générer des propositions de écritures automatiques.
Pour générer des propositions d’écritures automatiques, vous devez acheter des cartouches. Dans une cartouche, 1 “crédit” correspond à 1 page scannée. Les cartouches ont un prix dégressif, en d’autres termes, plus vous comptabilisez automatiquement des factures électroniques (et des factures régulières que vous scannez et reconnaissez), moins vous payez par scan.
Envoi de factures électroniques avec WinBooks Classic et WinBooks-on-Web
Pour l’envoi de factures électroniques, WinBooks étend le module de facturation existant que vous pouvez ajouter en option à votre environnement WinBooks. Ce module de facturation est déjà disponible dans WinBooks Classic et WinBooks on Web. Ainsi, après avoir activé le module de facturation, vous continuerez à travailler dans votre environnement WinBooks existant, avec des fonctionnalités supplémentaires.
Le module de facturation vous permet de créer des factures et de les envoyer via Peppol. Le grand avantage de ce module est que toutes les factures que vous envoyez sont également saisies immédiatement.
L’établissement de devis n’est pas possible via ce module.
Pour les fiduciaires, le nombre de factures que vous pouvez envoyer via l’outil de facturation n’est pas limité.
Licence combinée WinBooks E-invoicing Send & Receive à un tarif préférentiel
Les modules d’envoi et de réception de factures électroniques dans WinBooks Classic & WinBooks on Web peuvent être achetés séparément.
Vous souhaitez utiliser à la fois Send et Receive (c’est-à-dire envoyer et recevoir des documents Peppol dans WinBooks) ? Dans ce cas, une licence combinée est proposée pour les comptes à un tarif plus avantageux.
Cette licence combinée conserve la politique d’utilisation équitable pour la réception (5000 documents par mois), et vous permet également d’envoyer un nombre illimité de factures.
Il est important de le rappeler : Dès que vous commencez à utiliser ces modules, vous devez encore enregistrer WinBooks comme point d’accès pour Peppol. Si vous avez des questions à ce sujet, ou si vous souhaitez que 4BS s’en charge, n’hésitez pas à contacter notre support : https://4bs.com/fr/support/.
Vous n’êtes pas encore client de 4BS ? Et vous souhaitez passer à WinBooks ? Dans ce cas, n’hésitez pas à nous contacter : https://4bs.com/fr/contact/
Tout ce que vous devez savoir sur WinBooks et Peppol pour vos clients en comptabilité
En tant que comptable, vous recevrez certainement un flot de questions sur Peppol. Là encore, nous pouvons vous aider en vous proposant des solutions pratiques à offrir à vos clients.
Vous pouvez par exemple en savoir plus sur Exact Online Invoice et WinBooks Connect ici. Ces solutions permettent à vos clients d’envoyer et de recevoir des factures à la norme Peppol. Et vous recevez à votre tour ces documents automatiquement dans votre comptabilité grâce à WinBooks Connect.
